Em um artigo recente, discutimos como começar a usar o Outlook, e hoje queremos estender isso para incluir o trabalho com contatos. Seus contatos serão o centro da sua experiência do Outlook, aqueles com quem você corresponde e como você usa o aplicativo.
Como você pode esperar, você pode fazer um monte de gerenciamento de contatos com o Outlook, e ter um catálogo de endereços configurado antes de começar a usá-lo faz muito sentido.
Criando um catálogo de endereços
Para começar a gerenciar seus contatos, a primeira coisa que você deseja fazer é abrir o modo Pessoas para que você possa começar a trabalhar. Existem algumas maneiras de adicionar contatos ao seu catálogo de endereços. No começo, é provável que você importe seu catálogo de endereços de outra fonte, como seu webmail ou outro programa de e-mail.
Observe que, para cada conta de e-mail que você possui, você terá um catálogo de endereços. Nesta situação específica, temos um catálogo de endereços local para nosso arquivo de dados do Outlook local e temos outro associado à nossa conta de e-mail.
De qualquer forma, vamos abordar o básico para que, se você não tiver um catálogo de endereços para importar, possa começar a adicionar contatos manualmente. Na captura de tela a seguir, vemos uma parte do nosso novo catálogo de endereços, que está completamente vazio, por enquanto.
Nesse caso, escolheremos o último para economizar tempo na digitação, após o qual clicaremos em "Salvar e fechar" para revelar nossas novas entradas no catálogo de endereços.
Se você usar um serviço de webmail ou outro, provavelmente seus contatos estarão lá e precisarão ser importados para o Outlook. Se você quiser inserir cada contato um por um, é certamente bem-vindo, mas recomendamos que você importe sua lista de contatos principais, seja do Thunderbird ou do Gmail, ou outro serviço de e-mail.
Importando e exportando registros de contato
Independentemente de você usar o Gmail ou o Yahoo Mail !, ou ter uma conta de e-mail de 1997 mantida e mantida com cuidado, contatos e tudo, inevitavelmente você precisará colocar contatos em seus contatos do Outlook em massa.
Para fazer isso, você pode exportar contatos de outra fonte e importá-los para o Outlook. Normalmente, isso é facilmente realizado simplesmente acessando as configurações ou opções de sua conta de e-mail ou cliente e, em seguida, escolhendo a opção de exportação de contatos.
vCard? O que é um vCard?
Você pode ter ouvido vCards (Virtual Card File ou.VCF), talvez você tenha recebido um ou use um. vCards, é um formato padrão de cartão de visita eletrônico que você pode trocar com outras pessoas, como por meio de uma assinatura de e-mail ou anexo.
Independentemente disso, existem várias maneiras de lidar com vCards no Outlook. O cenário mais provável é onde você pode precisar importar um contato ou exportar para um vCard. O How-To Geek tem uma descrição completa desse processo, que rapidamente lhe mostrará a velocidade.
Às vezes, você pode ter muitos vCards armazenados em um único arquivo vCard. Se você tentar converter esse arquivo, somente o primeiro vCard do arquivo será importado. Para superar essa limitação, primeiro você precisa converter em um arquivo.CSV e importá-lo no Outlook. Recomendamos que você leia este artigo para uma descrição completa desse processo.
Finalmente, você pode exportar todos os seus contatos para vCards individuais ou um único vCard mestre, conforme descrito no parágrafo anterior. Mais uma vez, temos um ótimo tutorial sobre como fazer isso, então, com isso, você deve saber como colocar o vCards dentro e fora do Outlook com relativa facilidade.
Criar e gerenciar grupos de contatos
Vamos discutir grupos agora, já que a possibilidade de eliminar rapidamente uma mensagem para um grupo selecionado de almas garante que você não se esqueça de incluir ninguém e evita que você digite cada nome no campo Para:.
Para configurar um grupo de contatos, clique em "Novo Grupo de Contatos" na Faixa de Opções.
Quando terminar, clique em "OK".
Opções de pessoas
Se você clicar em "Arquivo -> Opções", poderá configurar o Outlook de várias maneiras em várias categorias diferentes.
Gerenciar contatos do Outlook é bastante simples, mas, como você viu, você pode fazer muito mais com eles para mantê-los adequadamente mantidos. Ele oferece muito mais para completar sua experiência do Outlook se você tiver mais informações em seus contatos do que apenas um nome e endereço de e-mail.
Dito isso, se você ainda prefere usar algo como o Gmail como seu principal provedor de e-mail, ainda poderá usar o Outlook para ajudar a gerenciar seus contatos, mantendo-os sincronizados com sua conta do Gmail.
