Se você é uma dessas pessoas que tem um quadro branco ou bloco de notas com uma lista de tarefas em constante evolução, ou sua mesa e monitores estão enfeitados com Post-its ® lembrando-lhe de eventos importantes, então este artigo para você.
O Outlook permite que você faça listas de tarefas consistentes em tarefas, que você pode fazer todo tipo de coisas, como definir datas de vencimento, lembretes, categorias e muito mais. O ponto principal é criar um tipo de lista de tarefas mais ativo com o qual você possa interagir e mantê-lo honesto.
Trabalhando na visão de tarefas
Estamos discutindo as várias complexidades do Outlook 2013 recentemente, por isso, se você é novo, recomendamos que leia nossa introdução.
Caso contrário, abra o Outlook até a visualização Tarefas e dê uma olhada. À primeira vista, você perceberá que é bastante vazio e estéril. Isso porque ainda precisamos preenchê-lo com o grande número de coisas que precisamos fazer e recados para executar.
Adicionando Tarefas
Para começar, você vai querer adicionar tarefas. Você perceberá que há o painel de pastas familiar no lado esquerdo. Você pode adicionar novas pastas a essa visualização, organizando efetivamente suas tarefas em categorias. Você pode até criar um novo grupo de pastas para que você possa novamente separar suas tarefas entre sua vida profissional e pessoal, se necessário.
Para começar, você perceberá que há uma chamada de grupo de pastas de tarefas, minhas tarefas, e duas pastas de subatividades: lista de tarefas e tarefas. Se clicarmos com o botão direito do mouse na pasta mais alta, poderemos criar um "Novo grupo de pastas" com o qual nomearemos Tarefas de trabalho.
Você pode adicionar uma tarefa rápida clicando em “Clique aqui para adicionar uma nova tarefa” ou você pode clicar em “Nova tarefa” na faixa de opções Início. Confira a seguinte tarefa sem título, à qual você pode aplicar várias opções, mostrar a Tarefa, seus Detalhes e gerenciá-la.
Vamos preencher um pouco a nossa tarefa com alguns detalhes básicos e clicar em "Salvar e fechar". Você pode escolher sua data de início, data de término (se aplicável), o status, a prioridade e a porcentagem de conclusão. Você também pode marcar a caixa “Lembrete” e ter o Outlook informando quando sua tarefa está vencendo.
Exibindo, modificando e atualizando tarefas
Depois de criar algumas tarefas, podemos vê-las listadas em nossa visão Tarefas. Você pode fazer alguns ajustes básicos aqui, como alterar a data de vencimento ou atribuir uma categoria, mas se você realmente deseja visualizar e editar, clique duas vezes para abri-la.
Você também pode gerenciar a tarefa, como marcá-la como concluída, atribuí-la e enviar um relatório de status. Vamos falar mais sobre isso em breve. Por enquanto, vamos verificar brevemente como configurar tarefas recorrentes.
Trabalhando com Tarefas Recorrentes
Criar uma tarefa recorrente é o mesmo que criar um compromisso recorrente ou uma reunião recorrente. A caixa de diálogo que você vê quando clica no botão "Recorrência" provavelmente parecerá bastante familiar.
Atribuindo uma tarefa a outra pessoa
Nós temos a nossa tarefa de “falar sobre coisas de trabalho!”, Agora só precisamos penhorar em outra pessoa! Clique no botão "Atribuir tarefa" na seção Gerenciar tarefa da faixa de opções.
Se você quiser digitar o endereço no campo "Para" você pode, ou você pode arrancar o nome da sorte do seu catálogo de endereços. Não tem um livro de endereços configurado? Leia sobre como criar e gerenciar contatos, incluindo como importar seus contatos do Gmail diretamente para o Outlook.
Gerenciando Tarefas e Classificando por Visualização
Durante a semana, algumas tarefas serão concluídas e outras não. Os que você completa, você pode marcar como completo e esquecer. Mas os que você não precisa precisam ser gerenciados de alguma forma ou você terá uma lista cada vez maior de tarefas perdidas.
Existem algumas maneiras de gerenciá-los. Vamos olhar para essa área da Faixa de Opções e mostrar como aproveitar ao máximo essas ferramentas.
Opções de Tarefas
Por fim, vamos nos familiarizar ou nos familiarizar com as opções de tarefa. As opções de tarefa permitem alterar as configurações e alterar o comportamento e a aparência. Você pode acessá-los no menu Arquivo, clicando em "Opções -> Tarefas".
Como você pode ver, o Outlook está se revelando um aplicativo muito completo, e nós ainda não falamos sobre calendários e notas ainda! Esperamos que você use as Tarefas para melhorar suas habilidades na organização. Eles são muito fáceis de definir e atribuir, e é bom ter esses lembretes e assistir a todas as coisas da sua lista serem verificadas lentamente.
Enquanto isso, estamos interessados em saber sua opinião. Tem alguma dúvida ou comentário que gostaria de sair com a gente? Entre no nosso fórum de discussão e mande embora.
