Vamos falar sobre os calendários do Outlook porque, fora do e-mail (talvez até mais vezes), a organização e a produtividade dependem da capacidade de gerenciar eventos e fazer outras coisas. Uma das coisas que o Outlook faz com grande desenvoltura, talvez melhor do que a maioria das outras aplicações, é o calendário. As funções de calendário do Outlook são incomparáveis quando se trata de criar, modificar e compartilhar eventos.
Este artigo irá focar principalmente as coisas simples. Mostraremos como criar e gerenciar suas agendas, adicionar compromissos, reuniões e compartilhá-las com outras pessoas em sua agenda de contatos para facilitar a colaboração. Quando terminarmos, mostraremos como usar o Outlook para o básico, como e-mail ou contatos e catálogos de endereços, pode incorporar o calendário à sua vida ocupada e melhorar sua casa ou seu pequeno escritório.
Noções básicas do calendário
Sempre que você usa o Outlook, terá seus recursos de agendamento à sua disposição. Mesmo que você não tenha uma conta de e-mail configurada, ainda poderá usar o Outlook para o restante de seus recursos. No entanto, o calendário funciona melhor se você puder aproveitar seus recursos de colaboração, portanto, o uso de uma conta de e-mail garante que você possa enviar convites para reuniões e receber notificações de participantes.
Independentemente, aqui está sua agenda básica e diária, ou seja, o calendário padrão associado ao seu perfil padrão do Outlook. Essa é a exibição mensal, mas você pode usar as funções na guia Organizar para alterar a exibição.
Flexionando o músculo do seu calendário
Você pode fazer um pouco para mudar a organização e a aparência do seu calendário. Se você clicar na guia Visualizar abaixo, verá toda uma variedade de estilos que você pode empregar para um calendário que atenda às suas necessidades organizacionais.
É uma boa ideia brincar com a guia "Visualizar" em todos os modos, porque nem todos serão exatamente iguais. Por exemplo, o Painel de Leitura não é muito usado na visualização da agenda, mas é definitivamente uma ótima adição à sua caixa de entrada.
Adicionando compromissos e reuniões
Vamos ver a configuração de compromissos e reuniões. No exemplo a seguir, estamos organizando uma festa de pizza. O assunto é claro, é a natureza do compromisso e, embora uma festa de pizza não seja necessariamente um "compromisso", você entende a ideia. Você pode adicionar outros detalhes, como onde a festa da pizza está ocorrendo e seus horários de início e término.
Você pode digitar nomes manualmente ou clicar no botão "Para" para adicionar participantes do seu catálogo de endereços. Se você ainda não configurou um catálogo de endereços, podemos informar como adicionar e gerenciar contatos, além de importar contatos de outras fontes, como o Gmail.
Modificando ou cancelando reuniões e respostas de rastreamento
Algo surgiu e precisamos mover nossa festa para a noite de sábado. Isso não é problema para nós, mas e os nossos participantes? Bem, seus planos são inteiramente deles, mas o Outlook, pelo menos, torna mais fácil alertá-los sobre as mudanças.
Para modificar uma reunião e alertar seus participantes, primeiro abra o evento no calendário do Outlook e faça as alterações necessárias. Nesse caso, estamos apenas mudando a reunião de volta um dia. Observe que você pode clicar em "Enviar atualização" e seus convidados serão atualizados sobre a alteração.
Agora pode ser uma boa hora para mostrar como acompanhar o progresso da sua reunião. Clique no botão "Rastreamento" e, a partir daqui, você pode ver o progresso da sua reunião. No momento, apenas um convidado aceitou, então talvez este sábado não seja um bom momento.
Eventos
Com seus compromissos transformados em reuniões digitados e salvos, você os verá no seu calendário. Quando você passar por cima, verá os detalhes pertinentes. Neste ponto, se tudo estiver bem, você pode deixá-lo e passar para outras coisas.
Com sua reunião ou compromisso aberta, observe a guia Opções, que permitirá que você afete algumas alterações, como alterar seu status (Ocupado, Tentativa, Fora do Escritório, etc.), definir um lembrete, alterar o fuso horário e, por fim, definir o evento como recorrente.
Anexando um arquivo ou documento a um item do calendário
Imaginemos que você marcou uma consulta, por exemplo, para levar seu animal ao veterinário ou para trocar o óleo. Em ambos os casos, você tem um documento ou uma imagem que deseja anexar para não se esquecer.
No exemplo a seguir, estamos finalmente mudando nosso óleo, e temos um cupom para isso. Você pode imprimir o cupom e tentar lembrá-lo de antemão ou simplesmente anexá-lo ao compromisso. Assim, quando o Outlook o lembrar, o cupom estará disponível para que você possa imprimi-lo enquanto estiver pensando nele.
É claro que isso será um recurso muito útil se você precisar compartilhar documentos para uma reunião de negócios, enviar materiais de estudo para os alunos ou sempre que a situação exigir informações suplementares.
Gerenciando e compartilhando calendários
O gerenciamento de calendários permitirá que você realize duas coisas. Você pode abrir calendários de várias fontes e pode criar e salvar grupos de calendários.
Finalmente, você pode compartilhar calendários, o que deve ser bastante auto-explicativo, mas a capacidade de enviar um calendário por e-mail. Cobrimos isso brevemente em um artigo anterior, isso é simplesmente outra maneira de realizá-lo. Aqui na captura de tela a seguir, você vê o que acontece quando você usa essa opção.
Opções de calendário
Existem algumas opções de calendário para classificar (embora não tantas quanto com e-mail). A maioria dessas opções destina-se a configurar o calendário para funcionar de forma mais eficaz com suas necessidades profissionais e pessoais.
Os recursos de calendário no Outlook são de alto nível e, se você trabalha em uma organização com um servidor central do Exchange, provavelmente conhece como pode colaborar em calendários compartilhados, ver eventos e muito mais. Tudo isso funciona perfeitamente dentro de sua própria instalação local do Outlook para maior potência e conveniência.
Em casa, é bom ter um calendário com tantos recursos no mesmo programa. Não há necessidade de mudar de um aplicativo de e-mail para seu aplicativo de calendário, você pode agendar eventos e convidar rapidamente os participantes com apenas alguns cliques do botão do mouse e muito mais.
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