Zen e a arte da organização de arquivos e pastas

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:54

A sua área de trabalho é um modelo de limpeza ou está cheia de ícones que assusta? Se você está adiando a organização porque a tarefa é muito grande ou assustadora, ou você não sabe por onde começar, temos 40 dicas para colocar você no caminho do domínio do seu sistema de arquivamento digital.

Para todos aqueles leitores que gostariam de organizar seus arquivos e pastas ou, se já estiverem organizados, Melhor organizado - nós compilamos um guia completo para se organizar e se manter organizado, um artigo abrangente que esperamos cobrir todas as dicas possíveis que você possa desejar.

Sinais de que seu computador está mal organizado

Se o seu computador estiver uma bagunça, você provavelmente já está ciente disso. Mas apenas no caso de você não estar, aqui estão alguns sinais indicadores:

• Sua área de trabalho tem mais de 40 ícones nela
• "Meus Documentos" contém mais de 300 arquivos e 60 pastas, incluindo MP3 e fotos digitais
• Você usa o recurso de pesquisa integrado do Windows sempre que precisar encontrar um arquivo
• Você não consegue encontrar programas na lista de programas fora de controle no seu menu Iniciar
• Você salva todos os seus documentos do Word em uma pasta, todas as suas planilhas em uma segunda pasta, etc.
• Qualquer arquivo que você esteja procurando pode estar em qualquer um dos quatro conjuntos diferentes de pastas

Mas antes de começarmos, aqui estão algumas notas rápidas:

• Vamos supor que você saiba quais arquivos e pastas são e como criar, salvar, renomear, copiar e excluí-los
• Os princípios de organização descritos neste artigo se aplicam igualmente a todos sistemas de computador. No entanto, as capturas de tela refletem a aparência das coisas no Windows (geralmente o Windows 7). Também mencionaremos alguns recursos úteis do Windows que podem ajudá-lo a se organizar.
• Todo mundo tem sua própria metodologia favorita de organização e arquivamento, e é muito fácil entrar nos argumentos "Meu caminho é melhor que o seu jeito". A realidade é que há é nenhuma maneira perfeita de organizar as coisas. Quando escrevi este artigo, tentei manter um ponto de vista geral e objetivo. Eu me considero excepcionalmente bem organizado (até o ponto da obsessão, verdade seja dita), e eu tenho 25 anos de experiência na coleta e organização de arquivos em computadores. Então, tenho muito a dizer sobre o assunto. Mas as dicas que descrevi aqui são apenas mão única de fazer isso. Espero que algumas dessas dicas funcionem para você também, mas, por favor, não leia isso como uma maneira "certa" de fazer isso.

No final do artigo, pediremos a você, leitor, dicas da sua organização.

Por que se preocupar com a organização?

Para alguns, a resposta a essa pergunta é evidente. E, no entanto, nesta era de poderosos softwares de busca para desktop (os recursos de busca embutidos nos menus Iniciar do Windows Vista e do Windows 7 e programas de terceiros como o Google Desktop Search), a pergunta precisa ser respondida.

Eu tenho um amigo que coloca todos os arquivos que ele cria, recebe ou faz download em seu Meus documentos pasta e não se importa em arquivá-las em subpastas. Ele confia na funcionalidade de pesquisa incorporada em seu sistema operacional Windows para ajudá-lo a encontrar o que ele está procurando. E ele sempre acha isso. Ele é um samurai de busca. Para ele, o depósito é um desperdício de tempo valioso que pode ser gasto aproveitando a vida!

É tentador seguir o exemplo. Em face disso, por que alguém se daria ao trabalho de organizar seu disco rígido quando esse excelente software de pesquisa estiver disponível? Bem, se tudo o que você quiser fazer com os arquivos que você possui é localizá-los e abri-los individualmente (para ouvir, editar, etc.), então não há motivo para se incomodar em fazer parte da organização. Mas considere estas tarefas comuns que não são realizáveis com o software de pesquisa de área de trabalho:

• Encontre arquivos manualmente. Muitas vezes, não é prático, rápido ou mesmo possível utilizar o software de pesquisa de área de trabalho para encontrar o que você deseja. Não funciona 100% do tempo, ou você pode até não tê-lo instalado. Às vezes é mais rápido ir direto para o arquivo que você deseja, se você sabe que está em uma subpasta específica, em vez de vasculhar centenas de resultados de pesquisa.
• Encontre grupos de arquivos semelhantes (por exemplo, todos os seus arquivos de "trabalho", todas as fotos de suas férias na Europa em 2008, todos os seus vídeos de música, todos os MP3s de Lado escuro da Lua, todas as suas cartas que você escreveu para sua esposa, todas as suas declarações de impostos). A nomeação inteligente dos arquivos só vai te levar tão longe. Às vezes, a data em que o arquivo foi criado é importante, outras vezes é o formato do arquivo e outras vezes é o objetivo do arquivo. Como você nomeia uma coleção de arquivos para que eles sejam fáceis de isolar com base em qualquer dos critérios acima? Resposta curta, você não pode.
• Mover arquivos para um novo computador. É hora de atualizar seu computador. Como você agarra rapidamente todos os arquivos que são importantes para você? Ou você decide ter dois computadores agora - um para casa e outro para o trabalho. Como você isola rapidamente apenas os arquivos relacionados ao trabalho para movê-los para o computador de trabalho?
• Sincronizar arquivos para outros computadores. Se você tiver mais de um computador e precisar espelhar alguns de seus arquivos no outro computador (por exemplo, sua coleção de músicas), precisará de uma maneira rápida de determinar quais arquivos devem ser sincronizados e quais não são. Certamente você não quer sincronizar tudo?
• Escolha quais arquivos fazer backup. Se o seu regime de backup exigir vários backups ou exigir backups rápidos, será necessário especificar quais arquivos devem ser submetidos a backup e quais não são. Isso não é possível se eles estiverem todos na mesma pasta.

Finalmente, se você é simplesmente alguém que tem prazer em ser organizado, arrumado e ordenado (eu, eu!), Então você nem precisa de um motivo. Ser desorganizado é simplesmente impensável.

Dicas sobre como se organizar

Aqui apresentamos nossas 40 melhores dicas sobre como se organizar. Ou, se você já está organizado, para obter Melhor organizado.

Dica 1 Escolha seu sistema de organização com cuidado

A razão pela qual a maioria das pessoas não está organizada é que é preciso Tempo. E a primeiro coisa que leva tempo é decidir sobre um sistema de organização. Esta é sempre uma questão de preferência pessoal e é não algo que um nerd em um site pode lhe dizer. Você deve sempre escolher seu próprio sistema, com base em como seu próprio cérebro é organizado (o que faz com que a suposição de que seu cérebro esteja, de fato, organizado).

Nós não podemos te instruir, mas nós posso dar sugestões:

• Você pode querer começar com um sistema baseado nos usuários do computador. ou seja, "Meus Arquivos", "Arquivos de Minha Esposa", Arquivos de Meu Filho "etc. Dentro de" Meus Arquivos ", você pode dividi-lo em" Pessoal "e" Comercial ". Você pode então perceber que há sobreposições. Por exemplo, todos podem querer compartilhar o acesso à biblioteca de músicas ou às fotos da peça da escola. Então você pode criar outra pasta chamada "Família", para os arquivos "comuns".

• Você pode decidir que o nível mais alto de seus arquivos se baseia na “origem” de cada arquivo. Em outras palavras, quem criou os arquivos. Você poderia ter “Arquivos criados por ME (comercial ou pessoal)”, “Arquivos criados por pessoas que conheço (família, amigos, etc)” e finalmente “Arquivos criados pelo resto do mundo (arquivos de música MP3, baixados ou copiados) filmes ou programas de TV, arquivos de instalação de software, lindas imagens de papel de parede da área de trabalho que você coletou, etc).”Esse sistema é o que eu mesmo uso. Ver abaixo:

  

  Marca é para arquivos criados por mim VC é para arquivos criados pela minha empresa (Virtual Creations) Outras é para arquivos criados por meus amigos e familiares Dados é o resto do mundo Além disso, Definições é onde eu armazeno os arquivos de configuração e outros arquivos de dados do programa para o meu software instalado (mais sobre isso na dica 34, abaixo).

• Cada pasta apresentará seu próprio conjunto particular de requisitos para sub-organização. Por exemplo, você pode decidir organizar sua coleção de músicas em subpastas com base no nome do artista, enquanto seu fotos digitais pode se organizar com base na data em que foram tiradas. Pode ser diferente para cada subpasta!
• Outra estratégia seria baseada em “atualidade”. Arquivos que você ainda precisa abrir e ver ao vivo em uma pasta. Aqueles que foram olhados, mas ainda não arquivados, vivem em outro lugar. Projetos atuais e ativos vivem em outro lugar. Todos os outros arquivos (o seu "arquivo", se você quiser) viveria em uma quarta pasta. (E, claro, nessa última pasta, você precisaria criar um subsistema adicional com base em um dos marcadores anteriores).

Ponha um pouco de pensamento nisso - mudá-lo quando se provar incompleto pode ser um grande aborrecimento! Antes de se dar ao trabalho de implementar qualquer sistema que você venha a usar, examine uma ampla seção transversal dos arquivos que você possui e veja se todos eles conseguirão encontrar um bom lugar lógico para se sentar em seu sistema.

Gorjeta # 2. Quando você decide no seu sistema, Cumpri-lo!

Não há nada mais sem sentido do que todo o trabalho de criar um sistema e arquivar todos os seus arquivos, e sempre que você criar, receber ou baixar um arquivo Novo arquivo, você simplesmente despejá-lo em sua área de trabalho. Você precisa ser disciplinado - para sempre! Todo novo arquivo que você recebe gaste os segundos extras para arquivá-lo onde ele pertence! Caso contrário, em apenas um mês ou dois, você ficará pior do que antes: metade dos seus arquivos será organizada e metade será desorganizada. e você não sabe qual é qual!

Gorjeta # 3. Escolha cuidadosamente a pasta raiz da sua estrutura

Todo arquivo de dados (documento, foto, arquivo de música, etc) que você criar, possuir ou é importante para você, não importa de onde veio, deve ser encontrado dentro uma única pasta, e que uma única pasta deve estar localizada na raiz da sua unidade C: (como uma sub-pasta de C: ). Em outras palavras, não baseie sua estrutura de pastas em pastas padrão como "Meus Documentos". Se fizer isso, você estará deixando os engenheiros do sistema operacional decidir qual estrutura de pastas é melhor para você. E todo sistema operacional tem um sistema diferente! No Windows 7, seus arquivos são encontrados em C: Users YourName, enquanto no Windows XP era C: Documents and Settings Seu Nome Meus Documentos. Nos sistemas UNIX, muitas vezes / home / YourName.

Essas pastas padrão padrão tendem a se encher de arquivos indesejados e pastas que não são importantes para você. "Meus documentos" é o pior infrator. Cada segundo software que você instala parece gostar de criar sua própria pasta na pasta “Meus documentos”. Essas pastas geralmente não se encaixam na sua estrutura organizacional, por isso, não as use! Na verdade, nem use a pasta "Meus documentos". Permitir que ele se encha de lixo e, em seguida, simplesmente ignorá-lo. Parece herético, mas: nunca visite sua pasta "Meus documentos"! Remova seus ícones / links para "Meus Documentos" e substitua-os por links para as pastas você criado e você se importar!

Crie seu próprio sistema de arquivos do zero! Provavelmente o melhor lugar para colocá-lo seria em seu D: dirigir - se você tiver um. Desta forma, todos seu Os arquivos residem em uma unidade, enquanto todos os arquivos do sistema operacional e do componente de software residem na unidade C: - simples e elegantemente separados. Os benefícios disso são profundos. Não só existem benefícios organizacionais óbvios (veja a dica nº 10, abaixo), mas quando se trata de migrar seus dados para um novo computador, você pode (algumas vezes) simplesmente desconectar sua unidade D: e conectá-la como unidade D: seu novo computador (isso implica que a unidade D: é na verdade um disco físico separado, e não uma partição no mesmo disco que C:). Você também obtém uma pequena melhora de velocidade (novamente, somente se suas unidades C: e D: estiverem em discos físicos separados).

Aviso: a partir da ponta 12, abaixo, você verá que é realmente uma boa ideia ter exatamente a mesma estrutura de sistema de arquivos, incluindo a unidade em que ela está arquivada. todos dos computadores que você possui. Então, se você decidir usar o D: unidade como o sistema de armazenamento para seus próprios arquivos, verifique se você é capaz de usar a unidade D: todos os computadores que você possui. Se você não pode garantir isso, ainda pode usar um truque inteligente para armazenar seus arquivos no D: dirigir, mas ainda acessá-los todos através do C: drive (veja a dica nº 17, abaixo).

Se você tiver apenas um disco rígido (C:), crie uma pasta dedicada que conterá todos seus arquivos - algo como C: Arquivos. O nome da pasta não é importante, mas faça uma única palavra breve.

Há várias razões para isso:

• Ao criar um regime de backup, é fácil decidir quais arquivos devem ser salvos em backup. Eles estão todos na única pasta!
• Se você decidir trocar seu computador por um novo, saberá exatamente quais arquivos migrar
• Você sempre saberá onde começar uma busca por qualquer arquivo
• Se você sincronizar arquivos com outros computadores, isso tornará suas rotinas de sincronização muito simples. Isso também faz com que todos os seus atalhos continuem a funcionar nas outras máquinas (mais sobre isso na dica 24, abaixo).

Depois de decidir onde seus arquivos devem ir, coloque todos seus arquivos lá dentro - Tudo! Desconsidere completamente as pastas padrão padrão que são criadas para você pelo sistema operacional ("Minhas Músicas", "Minhas Imagens", etc). Na verdade, você pode realocar muitas dessas pastas em sua própria estrutura (mais sobre isso abaixo, na dica 6).

Quanto mais completamente você pegar todos os seus arquivos de dados (documentos, fotos, músicas, etc) e todas as definições de configuração nessa pasta, mais fácil será realizar todas as tarefas acima.

Uma vez feito isso, e todos seu arquivos moram em 1 pasta, todo o de outros pastas em C: podem ser consideradas como pastas do “sistema operacional” e, portanto, de pouco interesse diário para nós.

Veja uma captura de tela de uma unidade C: bem organizada, na qual todos os arquivos do usuário estão localizados no Arquivos pasta:

Gorjeta # 4. Use subpastas

Essa seria a nossa dica mais simples e óbvia. Quase não é preciso dizer. Qualquer sistema organizacional que você decidir (veja a dica 1) exigirá que você crie subpastas para seus arquivos. Acostume-se a criar pastas regularmente.

Gorjeta # 5. Não seja tímido sobre a profundidade

Crie quantos níveis de subpastas você precisar. Não tenha medo de fazer isso. Toda vez que você notar uma oportunidade de agrupar um conjunto de arquivos relacionados em uma subpasta, faça isso. Os exemplos podem incluir: Todos os MP3s de um CD de música, todas as fotos de um feriado ou todos os documentos de um cliente.

Não há problema em colocar arquivos em uma pasta chamada C: Arquivos Me De outros Serviços WestCo Bank Statements 2009. Isso é apenas sete níveis de profundidade. Dez níveis não são incomuns. Claro, é possível levar isso longe demais. Se você perceber que está criando uma subpasta para armazenar apenas um arquivo, provavelmente ficará um pouco zeloso demais. Por outro lado, se você simplesmente criar uma estrutura com apenas dois níveis (por exemplo C: Arquivos Trabalho) então você realmente não alcançou nenhum nível de organização (a menos que você possua apenas seis arquivos!). Sua pasta "Work" se tornou um depósito de lixo, assim como o seu Desktop, com provavelmente centenas de arquivos.

Gorjeta # 6. Mova as pastas de usuário padrão para sua própria estrutura de pastas

A maioria dos sistemas operacionais, incluindo o Windows, cria um conjunto de pastas padrão para cada um de seus usuários. Essas pastas tornam-se o local padrão para arquivos como documentos, arquivos de música, fotos digitais e arquivos baixados da Internet. No Windows 7, a lista completa é mostrada abaixo:

Algumas dessas pastas que você pode nunca usar nem se importar (por exemplo, Favoritos pasta, se você não estiver usando o Internet Explorer como seu navegador). Aqueles que você pode deixar onde estão. Mas você pode estar usando algumas das outras pastas para armazenar arquivos importantes para você. Mesmo se você é não Ao usá-los, o Windows ainda os tratará como o local de armazenamento padrão para muitos tipos de arquivos. Quando você salva um tipo de arquivo padrão, pode ser incômodo ser automaticamente solicitado a salvá-lo em uma pasta que não faz parte de sua estrutura de arquivos.

Mas há uma solução simples: mova as pastas de seu interesse para sua própria estrutura de pastas! Se você fizer isso, na próxima vez que for salvar um arquivo do tipo correspondente, o Windows solicitará que você o salve no novo local movido.

Mover as pastas é fácil. Basta arrastá-los e soltá-los no novo local. Aqui está uma captura de tela do padrão Minha música pasta sendo movida para minha pasta pessoal personalizada Marca):

Dica 7. Nome de arquivos e pastas de forma inteligente

Este é outro que quase é óbvio, mas vamos dizer assim mesmo: não permitir que arquivos sejam criados com nomes sem sentido, como Documento1.docou pastas chamadas Nova pasta (2). Pegue os 20 segundos extras e crie um nome significativo para o arquivo / pasta - um que divulgue com precisão seu conteúdo sem repetir todo o conteúdo do nome.

Dica 8. Cuidado com os nomes extensos de arquivos

Outra maneira de saber se você ainda não criou profundidade suficiente para a sua hierarquia de pastas é que seus arquivos geralmente exigem nomes muito longos. Se você precisar chamar um arquivo Johnson Sales Figures, Março de 2009.xls (o que pode acontecer de viver na mesma pasta que Relatório Orçamental Abercrombie 2008.xls), então você pode querer criar algumas sub-pastas para que o primeiro arquivo possa ser simplesmente chamado March.xlse vivendo no Clientes Johnson Figuras de Vendas 2009 pasta.

Um arquivo bem colocado precisa apenas de um breve nome de arquivo!

Dica 9. Use atalhos! Em toda parte!

Esta é provavelmente a dica mais útil e importante que podemos oferecer. Um atalho permite que um arquivo esteja em dois lugares ao mesmo tempo.

Porque você iria querer aquilo? Bem, a estrutura de arquivos e pastas de todos os sistemas operacionais populares no mercado hoje é hierárquico. Isso significa que todos os objetos (arquivos e pastas) sempre vivem dentro de 1 pasta pai. É um pouco como uma árvore. Uma árvore possui ramificações (pastas) e folhas (arquivos). Cada folha, e cada ramificação, é suportada por exatamente um ramo pai, todo o caminho de volta para a raiz da árvore (que, aliás, é exatamente porque C: é chamada de "pasta raiz" do drive C:).

O fato de os discos rígidos serem estruturados dessa maneira pode parecer óbvio e até necessário, mas é apenas uma maneira de organizar os dados. Existem outros: bancos de dados relacionais, por exemplo, organizam dados estruturados de maneira totalmente diferente. A principal limitação das estruturas de arquivamento hierárquico é que um arquivo só pode estar em uma ramificação da árvore - em apenas uma pasta - por vez. Por que isso é um problema? Bem, existem duas razões principais pelas quais essa limitação é um problema para os usuários de computador:

1. O local “correto” para um arquivo, de acordo com nossa lógica organizacional, é muitas vezes muito inconveniente lugar para esse arquivo ser localizado. Só porque está arquivado corretamente não significa que é fácil chegar lá. Seu arquivo pode estar “enterrado corretamente” em seis níveis de profundidade em sua estrutura de subpastas, mas você pode precisar de acesso regular e rápido a esse arquivo todos os dias. Você poderia sempre movê-lo para um local mais conveniente, mas isso significaria que você precisaria reenviá-lo para o local "correto" sempre que terminasse de trabalhar nele. Mais insatisfatório.
2. Um arquivo pode simplesmente “pertencer” em dois ou mais locais diferentes dentro de sua estrutura de arquivos. Por exemplo, digamos que você é um contador e acabou de concluir a declaração de imposto de 2009 para John Smith. Pode fazer sentido para você chamar esse arquivo Retorno de imposto de 2009.doc e arquivá-lo sob Clientes John Smith. Mas também pode ser importante para você ter as declarações fiscais de 2009 de todos os seus clientes juntos em um só lugar. Então você pode Além disso quer chamar o arquivo John Smith.doc e arquivá-lo sob Declarações de imposto 2009. O problema é que, em um sistema de arquivamento puramente hierárquico, você não pode colocá-lo em ambos os lugares. Grrrrr!

Felizmente, o Windows (e a maioria dos outros sistemas operacionais) oferece uma maneira de você fazer exatamente isso: ele é chamado de "atalho" (também conhecido como "alias" em Macs e "link simbólico" em sistemas UNIX). Os atalhos permitem que um arquivo exista em um lugar e um ícone que representa o arquivo para ser criado e colocado em qualquer outro lugar que você queira. Na verdade, você pode criar uma dúzia desses ícones e espalhá-los por todo o disco rígido. Clicar duas vezes em um desses ícones / atalhos abre o arquivo original, como se você tivesse clicado duas vezes no arquivo original em si.

Considere os dois ícones a seguir:

O da esquerda é o documento real do Word, enquanto o da direita é um atalho que representa o documento do Word. Clicar duas vezes em um dos ícones abrirá o mesmo arquivo. Existem duas principais diferenças visuais entre os ícones:

1. O atalho terá uma pequena seta no canto inferior esquerdo (no Windows, pelo menos)
2. O atalho tem permissão para ter um nome que não inclua a extensão do arquivo (a parte “.docx”, neste caso)

Você pode excluir o atalho a qualquer momento sem perder nenhum dado real. O original ainda está intacto. Tudo o que você perde é a capacidade de acessar esses dados de onde quer que esteja o atalho.

Então, por que os atalhos são tão bons? Porque eles nos permitem superar facilmente a principal limitação dos sistemas de arquivos hierárquicos e colocar um arquivo em dois (ou mais) lugares ao mesmo tempo. Você irá sempre ter arquivos que não são compatíveis com sua lógica organizacional e não podem ser arquivados em apenas um lugar. Eles exigem existir em dois lugares. Atalhos permitem isso! Além disso, eles permitem que você colete seus arquivos e pastas mais frequentemente abertos em um único local para acesso conveniente. A parte legal é que os arquivos originais ficam onde estão, sempre seguros em sua localização perfeitamente organizada.

Então, sua coleção de arquivos mais frequentemente abertos pode - e devemos - tornar-se uma coleção de atalhos!

Se você ainda não está convencido da utilidade dos atalhos, considere as seguintes áreas conhecidas de um computador Windows típico:

• O Menu Iniciar (e todos os programas que vivem dentro dele)
• A barra de inicialização rápida (ou a Superbar no Windows 7)
• A área “Pastas favoritas” no canto superior esquerdo da janela do Windows Explorer (no Windows Vista ou Windows 7)
• Seus Favoritos do Internet Explorer ou Favoritos do Firefox

Cada item em cada uma dessas áreas é um atalho! Cada uma dessas áreas existe apenas para uma finalidade: Por conveniência - para fornecer uma coleção de arquivos e pastas acessados com mais frequência.

Já deve ser fácil ver que os atalhos são projetados para uma única finalidade: Para tornar o acesso aos seus arquivos mais conveniente. Cada vez que você clica duas vezes em um atalho, você fica salvo o incômodo de localizar o arquivo (ou pasta, ou programa, unidade ou ícone do painel de controle) que ele representa.

Atalhos nos permitem inventar uma regra de ouro de organização de arquivos e pastas:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(esta regra não se aplica a cópias criadas para fins de backup, é claro!)

Há também regras menores, como "não mova um arquivo para sua área de trabalho - crie um atalho lá", e "sempre que se sentir frustrado com o tempo necessário para localizar um arquivo, crie um atalho para ele e coloque esse atalho em um local conveniente.”

Então, como podemos criar esses atalhos extremamente úteis? Existem duas maneiras principais:

1. “Copie” o arquivo ou pasta original (clique nele e digite Ctrl-C, ou clique com o botão direito nele e selecione cópia de):

   

   Em seguida, clique com o botão direito do mouse em uma área vazia da pasta de destino (o local onde deseja que o atalho vá) e selecione Colar atalho:

   

2. Arraste com o botão direito (arraste com o botão direito do mouse) o arquivo da pasta de origem para a pasta de destino. Quando você soltar o botão do mouse na pasta de destino, aparecerá um menu:

   

   Selecione Crie atalhos aqui.

Note que quando os atalhos são criados, eles são freqüentemente chamados de algo como Atalho para o detalhe do orçamento.doc (Windows XP) ou Detalhe do orçamento - atalho.doc (Windows 7). Se você não gosta dessas palavras extras, pode renomear facilmente os atalhos depois que eles são criados ou pode configurar o Windows para nunca inserir as palavras extras em primeiro lugar (consulte nosso artigo sobre como fazer isso).

E, claro, você pode criar atalhos para pastas também, não apenas para arquivos!

Resumindo:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Dica 10. Separe os arquivos do aplicativo dos arquivos de dados

Qualquer guru da organização digital irá inserir essa regra em você. Os arquivos do aplicativo são os componentes do software que você instalou (por exemplo, Microsoft Word, Adobe Photoshop ou Internet Explorer). Os arquivos de dados são os arquivos que você criou para você mesmo usando esse software (por exemplo, documentos do Word, fotos digitais, e-mails ou listas de reprodução).

O software é instalado, desinstalado e atualizado o tempo todo. Espero que você sempre tenha a mídia de instalação original (ou o arquivo de instalação baixado) mantida em algum lugar seguro e, assim, possa reinstalar seu software a qualquer momento. Isso significa que os arquivos de componentes de software são de pouca importância. Considerando que os arquivos que você criou com esse software é, por definição, importante. É uma boa regra separar sempre arquivos sem importância de arquivos importantes.

Assim, quando o seu software solicitar que você salve um arquivo que você acabou de criar, reserve um tempo e verifique onde está sugerindo que você salve o arquivo. Se estiver sugerindo que você salve o arquivo na mesma pasta do software, não siga a sugestão. Arquive-o no seu próprio pasta! Na verdade, veja se você pode encontrar a opção de configuração do programa que determina onde os arquivos são salvos por padrão (se houver um) e alterá-lo.

Dica 1 1. Organize os arquivos com base em Propósito, Não no tipo de arquivo

Se você tem, por exemplo, uma pasta chamada Trabalho Clients Johnson, e dentro dessa pasta você tem duas subpastas, Documentos do Word e Planilhas (em outras palavras, você está separando os arquivos ".doc" dos arquivos ".xls"), então é possível que você não esteja organizado de maneira ideal. Não faz sentido organizar seus arquivos com base no programa que os criou. Em vez disso, crie suas subpastas com base no propósito do arquivo. Por exemplo, faria mais sentido criar subpastas chamadas Correspondência e Finanças. Pode ser que todos os arquivos em uma determinada subpasta sejam do mesmo tipo de arquivo, mas isso deve ser mais uma coincidência e menos um recurso de design do sistema da sua organização.

Gorjeta # 12. Manter a mesma estrutura de pastas em todos os seus computadores

Em outras palavras, qualquer que seja o sistema organizacional que você criar, aplique-o a todos os computadores que puder. Existem vários benefícios para isso:

• Há menos para lembrar. Não importa onde você esteja, você sempre sabe onde procurar seus arquivos
• Se você copiar ou sincronizar arquivos de um computador para outro, a configuração do trabalho de sincronização se tornará muito simples
• Os atalhos podem ser copiados ou movidos de um computador para outro com facilidade (assumindo que os arquivos originais também sejam copiados / movidos). Não é necessário encontrar o alvo do atalho novamente no segundo computador
• Idem para arquivos vinculados (por exemplo, documentos do Word vinculados a dados em um arquivo do Excel separado), listas de reprodução e qualquer arquivos que fazem referência aos locais exatos dos arquivos de outros arquivos.

Isso se aplica até mesmo à unidade em que seus arquivos estão armazenados. Se seus arquivos estiverem armazenados C: em um computador, verifique se eles estão armazenados C: em todos seus computadores. Caso contrário, todos os seus atalhos, listas de reprodução e arquivos vinculados deixarão de funcionar!

Gorjeta # 13. Crie uma pasta "Caixa de entrada"

Crie uma pasta onde você armazena todos os arquivos em que você está trabalhando ou que ainda não foi arquivado. Você pode pensar nessa pasta como sua lista de tarefas. Você pode chamá-lo de "Caixa de entrada" (tornando-se a mesma metáfora do seu sistema de e-mail), ou "Trabalho", "Tarefas" ou "Raspar", ou qualquer nome que faça sentido para você. Não importa o que você chama - apenas certifique-se de ter uma!

Quando terminar de trabalhar em um arquivo, mova-o da "Caixa de entrada" para o local correto na estrutura organizacional.

Você pode querer usar sua área de trabalho como essa pasta "Caixa de entrada". Certo ou errado, a maioria das pessoas faz. Não é um lugar ruim para colocar esses arquivos, mas tenha cuidado: se você Faz Decida que sua área de trabalho representa sua lista de tarefas e, em seguida, certifique-se de que nenhum outro arquivo encontre o caminho até lá. Em outras palavras, certifique-se de que sua "Caixa de entrada", onde quer que esteja, na área de trabalho ou não, seja mantida livre de arquivos de lixo desnecessário que não pertençam a ela.

Então, onde você deve colocar esta pasta, que, quase por definição, vive lado de fora a estrutura do resto do seu sistema de arquivamento? Bem, em primeiro lugar, tem que estar em algum lugar à mão. Esta será uma das suas pastas mais visitadas, por isso a conveniência é fundamental. Colocá-lo na área de trabalho é uma ótima opção, especialmente se você não tiver outras pastas na área de trabalho: a pasta fica extremamente fácil de encontrar no Windows Explorer:

Gorjeta # 14. Assegure-se de ter somente uma pasta "Caixa de entrada"

Depois de criar sua pasta "Caixa de entrada", não use nenhum outro local de pasta como sua "lista de tarefas". Lançar cada arquivo de entrada ou criado na pasta Caixa de Entrada à medida que você cria / recebe. Isso mantém o resto do seu computador intocado e livre de arquivos indesejados ou criados aleatoriamente. A última coisa que você quer fazer é verificar várias pastas para ver todas as tarefas e projetos atuais. Reúna-os todos juntos em uma pasta.

Veja algumas dicas para ajudar a garantir que você tenha apenas uma caixa de entrada:

• Defina o local padrão "salvar" de todos os seus programas para esta pasta.
• Defina o local padrão de "download" do seu navegador para esta pasta.
• Se esta pasta é não sua área de trabalho (recomendado), em seguida, veja também se você pode fazer questão de não colocar arquivos de "tarefas" em sua área de trabalho. Isso mantém sua área de trabalho organizada e Zen:

(a Caixa de entrada pasta está no canto inferior direito)

Gorjeta # 15. Seja vigilante sobre a limpeza da sua pasta “Caixa de entrada”

Esta é uma das chaves para ficando organizado. Se você deixar seu “Inbox” estourar (ou seja, permitir que haja mais de 30 arquivos ou pastas lá), então você provavelmente vai começar a sentir que está sobrecarregado: você não está acompanhando o seu lista de afazeres. Depois que sua Caixa de entrada ultrapassar um determinado ponto (cerca de 30 arquivos, estudos já foram exibidos), você começará a evitá-la. Você pode continuar colocando os arquivos lá dentro, mas ficará com medo de olhar para ele, temendo o sentimento de “fora de controle” que todas as pessoas sobrecarregadas, caóticas ou simplesmente desorganizadas normalmente sentem.

Então, veja o que você pode fazer:

• Visite sua pasta Inbox / to-do regularmente (pelo menos cinco vezes por dia).
• Examine a pasta regularmente em busca de arquivos que você concluiu e esteja pronto para arquivamento. Arquive-os imediatamente.
• Torne-se uma fonte de orgulho manter o número de arquivos nesta pasta o menor possível. Se você valoriza a tranquilidade, torne o vazio dessa pasta uma das suas maiores prioridades (computador)
• Se você sabe que um determinado arquivo está na pasta há mais de seis semanas, admita que não vai processá-lo e mova-o para o local de descanso final.

Gorjeta # 16. Arquive Tudo Imediatamente e Use Atalhos para seus projetos ativos

Assim que você criar, receber ou baixar um novo arquivo, armazene-o em sua pasta “correta” imediatamente. Então, sempre que precisar trabalhar nela (possivelmente imediatamente), crie um atalho para ela na sua pasta “Caixa de entrada” (“fazer”) ou na sua área de trabalho. Dessa forma, todos os seus arquivos estão sempre em seus locais “corretos”, mas você ainda tem acesso imediato e conveniente aos seus arquivos atuais e ativos. Quando terminar de trabalhar em um arquivo, basta excluir o atalho.

Idealmente, sua pasta “Caixa de entrada” - e sua área de trabalho - não devem conter arquivos ou pastas reais. Eles devem simplesmente conter atalhos.

Gorjeta # 17. Use Links simbólicos do diretório (ou junções) manter uma estrutura de pasta unificada

Usando esta dica, podemos contornar um possível problema que podemos encontrar ao criar nossa estrutura organizacional - a questão de ter mais de uma unidade em nosso computador (C:, D:, etc). Podemos ter arquivos que precisamos armazenar na unidade D: por razões de espaço, e ainda queremos basear nossa estrutura de pastas organizadas na unidade C: (ou vice-versa).

Sua estrutura organizacional escolhida pode ditar que todos os seus arquivos devem ser acessados a partir do C: drive (por exemplo, a pasta raiz de todos os seus arquivos pode ser algo como C: Arquivos). E ainda assim você ainda pode ter um D: e aproveite as centenas de gigabytes extras que ela oferece. Você sabia que, na verdade, é possível armazenar seus arquivos na unidade D: e acessá-los como se estivessem na unidade C:? E não, não estamos falando de atalhos aqui (embora o conceito seja bem parecido).

Usando o comando shell mklink, você pode essencialmente pegar uma pasta que vive 1 dirigir e criar um alias para ele em um diferente drive (você pode fazer muito mais do que isso com mklink - para um resumo completo sobre as capacidades deste programa, consulte o nosso artigo dedicado). Esses aliases são chamados links simbólicos de diretório (e costumava ser conhecido como junções). Você pode pensar neles como pastas "virtuais". Funcionam exatamente como as pastas comuns, exceto pelo fato de estarem fisicamente localizadas em outro lugar.

Por exemplo, você pode decidir que todo o seu D: drive contém sua estrutura completa de arquivos organizacionais, mas é necessário referenciar todos esses arquivos como se eles estivessem C: dirigir, sob C: Arquivos. Se esse fosse o caso, você poderia criar C: Arquivos como um link simbólico de diretório - um link para D:, do seguinte modo:

mklink /d c:files d:

Ou pode ser que os únicos arquivos que você deseja armazenar no D: drive são sua coleção de filmes. Você pode localizar todos os seus arquivos de filme na raiz do seu D: unidade, e depois ligá-lo para C: Arquivos Mídia Filmes, do seguinte modo:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Escusado será dizer que você deve executar esses comandos a partir de um prompt de comando - clique no botão Iniciar, digite cmd e pressione Entrar)

Gorjeta # 18. Personalize seus ícones de pastas

Isto não é estritamente falando organizacional dica, mas com ícones exclusivos para cada pasta faz permite que você identifique visualmente com mais rapidez qual pasta é qual e, assim, economiza seu tempo ao encontrar arquivos. Um exemplo está abaixo (da minha pasta que contém todos os arquivos baixados da Internet):

Gorjeta # 19. Arrume seu menu Iniciar

O Menu Iniciar do Windows é geralmente uma das partes mais problemáticas de qualquer computador com Windows. Todo programa que você instala parece adotar uma abordagem completamente diferente para colocar ícones neste menu. Alguns simplesmente colocam um único ícone de programa. Outros criam uma pasta com base no nome do software. E outros criam uma pasta com base no nome do fabricante do software. É um caos e pode dificultar a localização do software que você deseja executar.

Felizmente, podemos evitar esse caos com recursos úteis do sistema operacional, como o Início Rápido, a Superbar ou itens de menu inicial fixados.

Mesmo assim, faria muito sentido entrar nas entranhas do Menu Iniciar e dar uma boa olhada. Tudo o que você realmente precisa decidir é como organizar seus aplicativos. Uma estrutura baseada no propósito do aplicativo é um candidato óbvio. Abaixo está um exemplo de uma dessas estruturas:

Nesta estrutura, Serviços de utilidade pública significa software cujo trabalho é manter o próprio computador funcionando sem problemas (ferramentas de configuração, software de backup, programas Zip, etc). Aplicações refere-se a qualquer software de produtividade que não se encaixa nos títulos Multimídia, Gráficos, Internetetc.

Caso você não saiba, todos os ícones no seu menu Iniciar são atalho e pode ser manipulado como qualquer outro atalho (copiado, movido, apagado, etc).

Com o menu Iniciar do Windows (todas as versões do Windows), a Microsoft decidiu que dois estruturas de pastas paralelas para armazenar seus atalhos do Menu Iniciar. Um para você (o usuário logado do computador) e um para todos os usuários do computador. Ter duas estruturas paralelas pode muitas vezes ser redundante: se você é o único usuário do computador, então ter duas estruturas paralelas é totalmente redundante. Mesmo se você tiver vários usuários que fazem login regularmente no computador, a maioria dos softwares instalados precisará ser disponibilizada para todos os usuários e, portanto, deve ser movida para fora da versão “apenas você” do menu Iniciar e para a opção “todos usuários”.

Para controlar o seu menu Iniciar, para começar a organizá-lo, você precisa saber como acessar as pastas e os arquivos de atalho reais que compõem o menu Iniciar (ambas as versões). Para encontrar essas pastas e arquivos, clique no Começar botão e, em seguida, clique com o botão direito no Todos os programas texto (usuários do Windows XP devem clicar com o botão Começar botão em si):

o Abrir opção refere-se à versão “apenas você” do Menu Iniciar, enquanto o Abra todos os usuários opção refere-se à versão "todos os usuários". Clique no que você deseja organizar.

Uma janela do Windows Explorer é aberta com a versão escolhida do menu Iniciar selecionada. De lá é fácil. Clique duas vezes no Programas pasta e você verá todas as suas pastas e atalhos. Agora você pode excluir / renomear / mover até que esteja do jeito que você deseja.

Nota: quando estiver a reorganizar o seu Menu Iniciar, pode querer ter dois As janelas do Explorer abrem ao mesmo tempo - uma mostrando a versão “só você” e outra mostrando a versão “todos os usuários”. Você pode arrastar e soltar entre as janelas.

Dica 20. Manter Seu menu inicial arrumado

Uma vez que você tenha um Start Menu perfeitamente organizado, tente ser um pouco vigilante sobre mantê-lo assim. Toda vez que você instala um novo software, os ícones que são criados quase certamente violam sua estrutura organizacional.

Então, para manter o seu Menu Iniciar puro e organizado, certifique-se de fazer o seguinte sempre que instalar um novo software:

• Verifique se o software foi instalado na área “apenas você” do Menu Iniciar ou na área “todos os usuários” e, em seguida, mova-o para a área correta.
• Remova todos os ícones desnecessários (como o ícone “Leia-me”, o ícone “Ajuda” (você pode sempre abrir a ajuda de dentro do próprio software quando ele estiver em execução), o ícone “Desinstalar”, o (s) link (es) para o site, etc)
• Renomeie o ícone principal do software para algo breve que faça sentido para você. Por exemplo, você pode gostar de renomear Microsoft Office Word 2010 simplesmente Palavra
• Mova o (s) ícone (s) para a pasta correta com base na estrutura organizacional do menu Iniciar

E não se esqueça: quando você Desinstalar um software, a rotina de desinstalação do software não poderá mais remover o ícone do software no menu Iniciar (porque você o moveu e / ou renomeou), portanto, será necessário remover esse ícone manualmente.

Gorjeta # 21. Tidy C:

A raiz do seu drive C: C: ) é um local de despejo comum para arquivos e pastas - tanto pelos usuários do seu computador quanto pelo software que você instala no seu computador. Pode se tornar uma bagunça.

Não há quase nenhum software nos dias de hoje que precise ser instalado em C: . 99% do tempo pode e deve ser instalado em C: Arquivos de Programas. E quanto aos seus próprios arquivos, bem, está claro que eles podem (e quase sempre devem) ser armazenados em outro lugar.

Em um mundo ideal, seu C: pasta deve ficar assim (no Windows 7):

Note que existem alguns arquivos e pastas do sistema C: que são normalmente e deliberadamente "ocultos" (como o arquivo de memória virtual do Windows pagefile.sys, o arquivo do carregador de inicialização bootmgr, e as Informação de volume do sistema pasta). Esconder esses arquivos e pastas é uma boa idéia, pois eles precisam ficar onde estão e quase nunca precisam ser abertos ou até mesmo vistos por você, o usuário. Escondê-los impede que você acidentalmente mexa com eles, e aumenta o seu senso de ordem e bem-estar quando você olha para a pasta da unidade C:.

Gorjeta # 22. Arrume o seu desktop

A área de trabalho é provavelmente a parte mais abusada de um computador Windows (do ponto de vista da organização). Geralmente, serve como um depósito para todos os arquivos recebidos, além de conter ícones para aplicativos mais usados, além de alguns arquivos e pastas abertos regularmente. Muitas vezes acaba se tornando uma bagunça descontrolada. Veja se você pode evitar isso. Aqui está o porquê…

• Os ícones de aplicativos (Word, Internet Explorer, etc.) geralmente são encontrados na área de trabalho, mas é improvável que esse seja o local ideal para eles. A barra "Quick Launch" (ou a Superbar no Windows 7) é sempre visível e, portanto, representa um local perfeito para colocar seus ícones. Você só poderá ver os ícones na sua Área de Trabalho quando todos os seus programas estiverem minimizados. Pode ser hora de tirar seus ícones de aplicativos da sua área de trabalho …
• Você pode ter decidido que a pasta Caixa de Entrada / Tarefas do seu computador (veja a dica nº 13, acima) deve ser sua Área de Trabalho. Se assim for, então o suficiente disse. Basta estar atento para limpá-lo e evitar que ele seja poluído por arquivos inúteis (veja a dica 15, acima). Por outro lado, se sua área de trabalho não agindo como sua pasta "Caixa de entrada", não há motivo para ter qualquer arquivos de dados ou pastas nele, exceto talvez alguns atalhos para arquivos e pastas frequentemente abertos (projetos em andamento ou atuais). Todo o resto deve ser movido para a pasta "Caixa de entrada".

Em um mundo ideal, pode ser assim:

Gorjeta # 23. Mover itens permanentes na sua área de trabalho para longe do canto superior esquerdo

Quando arquivos / pastas são arrastados para a área de trabalho em uma janela do Windows Explorer ou quando são criados atalhos na área de trabalho no Internet Explorer, esses ícones são sempre colocados no canto superior esquerdo - ou o mais próximo possível. Se você tiver outros arquivos, pastas ou atalhos que você mantém na área de trabalho permanentementeé uma boa ideia separar esses ícones permanentes dos temporários, para que você possa identificar rapidamente quais são os transitórios. Uma maneira fácil de fazer isso é mover todos os seus ícones permanentes para o lado direito da sua área de trabalho. Isso deve mantê-los separados dos itens recebidos.

Dica 24. Sincronizar

Se você tiver mais de um computador, você certamente desejará compartilhar arquivos entre eles. Se os computadores estiverem permanentemente conectados à mesma rede local, não haverá necessidade de armazenar várias cópias de nenhum arquivo ou pasta. Os atalhos serão suficientes. No entanto, se os computadores forem não sempre na mesma rede, em algum momento você precisará copiar arquivos entre eles. Para arquivos que precisam estar permanentemente em ambos os computadores, a maneira ideal de fazer isso é sincronizar os arquivos, em vez de simplesmente copiá-los.

Nós só temos espaço aqui para escrever um breve resumo da sincronização, não um artigo completo. Em suma, existem vários tipos diferentes de sincronização:

1. Onde o conteúdo de uma pasta é acessível em qualquer lugar, como no Dropbox
2. Onde o conteúdo de qualquer número de pastas pode ser acessado em qualquer lugar, como no Windows Live Mesh
3. Onde qualquer arquivos ou pastas de qualquer lugar do computador são sincronizados com exatamente um outro computador, como o Windows “Briefcase”, o Microsoft SyncToy ou (muito mais poderoso, mas ainda assim gratuito) o SyncBack do 2BrightSparks. Isso só funciona quando os dois computadores estão na mesma rede local, pelo menos temporariamente.

Uma grande vantagem das soluções de sincronização é que, depois de configurá-lo da maneira desejada, o processo de sincronização acontece automaticamente, todas as vezes. Clique em um botão (ou programe-o para acontecer automaticamente) e todos os seus arquivos serão colocados automaticamente onde deveriam estar.

Se você mantiver o mesmo arquivo e estrutura de pastas em ambos os computadores, então você também pode sincronizar arquivos dependendo da localização correta do arquivo. de outros arquivos, como atalhos, listas de reprodução e documentos de escritório com links para de outros documentos do Office, e os arquivos sincronizados ainda funcionam no outro computador!

Dica 25. Ocultar arquivos que você nunca precisa ver

Se você tiver seus arquivos bem organizados, muitas vezes você será capaz de dizer se um arquivo está fora do lugar apenas olhando para o conteúdo de uma pasta (por exemplo, deve ser bastante óbvio se você olhar em uma pasta que contenha todos os arquivos). MP3s de um CD de música e ver um documento do Word lá). Isso é bom - permite determinar se há arquivos fora do lugar com uma rápida olhada. No entanto, às vezes, há arquivos em uma pasta que parece fora do lugar, mas na verdade precisa estar lá, como os JPEGs em "pastas de arte" nas pastas de música e vários arquivos na raiz da unidade C:. Se tais arquivos nunca precisarem ser abertos por você, então uma boa idéia é simplesmente escondê-los. Então, na próxima vez que você olhar para a pasta, não precisará lembrar se o arquivo deveria estar lá ou não, porque você não verá nada.

Para ocultar um arquivo, basta clicar com o botão direito nele e escolher Propriedades:

Então simplesmente marque a Escondido caixa de seleção:

Gorjeta # 26. Mantenha todos os arquivos de configuração

Atualmente, a maioria dos softwares é baixada da Internet. Sempre que você baixar um software, mantê-la. Você nunca saberá quando precisar reinstalar o software.

Além disso, continue com um atalho da Internet que conecta de volta ao site em que você originalmente fez o download, caso você precise verificar se há atualizações.

Veja a dica nº 33 abaixo para uma descrição completa da excelência de organizar seus arquivos de configuração.

Dica 27. Tente minimizar o número de pastas que contêm arquivos e subpastas

Algumas das pastas em sua estrutura organizacional conterão apenas arquivos. Outros conterão apenas subpastas. E você também terá algumas pastas que contêm os dois arquivos e subpastas. Você notará pequenas melhorias no tempo que leva para localizar um arquivo se tentar evitar esse terceiro tipo de pasta. Nem sempre é possível, claro - você sempre terá alguns dessas pastas, mas veja se você pode evitá-lo.

Uma maneira de fazer isso é pegar todos os arquivos restantes que não foram armazenados em uma subpasta e criar uma pasta especial "Diversos" ou "Outros" para eles.

Gorjeta # 28. Iniciar um nome de arquivo com um sublinhado o leva ao topo de uma lista

Além da dica anterior, se você nomear a pasta “Diversos” ou “Outros” de tal forma que seu nome comece com um sublinhado “_”, então ele aparecerá no topo da lista de arquivos / pastas.

A imagem abaixo é um exemplo disso. Cada pasta na lista contém um conjunto de fotos digitais. A pasta no topo da lista, _Misc, contém fotos aleatórias que não merecem sua própria pasta dedicada:

Gorjeta # 29. Limpar os CD-ROMs e os discos flexíveis (shudder!)

Você tem uma pilha de CD-ROMs empilhados em uma prateleira de seu escritório? Fotos antigas ou arquivos arquivados no CD-ROM (ou, pior ainda, disquetes!) Porque você não tinha espaço suficiente no disco no momento? Enquanto isso você atualizou seu computador e agora tem 500 gigabytes de espaço com os quais você não sabe o que fazer? Em caso afirmativo, não é hora de você arrumar a pilha de discos e arquivá-los em sua nova estrutura de pastas?

Então, o que você está esperando? Morda a bala, copie-os de volta para o seu computador, arquive-os em suas pastas apropriadas e, em seguida, devolva tudo para um novo e brilhante disco rígido externo de 1000Gig!

Pastas Úteis para Criar

Esta próxima seção sugere algumas pastas úteis que você pode criar em sua estrutura de pastas. Eu pessoalmente os achei indispensáveis.

Os três primeiros são sobre conveniência - pastas úteis para criar e, em seguida, colocar em algum lugar que você sempre pode acessar instantaneamente. Para cada um, não é tão importante onde a pasta real está localizada, mas é muito importante onde você coloca o atalho (s) para a pasta. Você pode querer localizar os atalhos:

• Na sua área de trabalho
• Na sua área de "Início Rápido" (ou fixada no seu Windows 7 Superbar)
• Na área "Links Favoritos" do seu Windows Explorer

Dica 30. Criar uma pasta "Caixa de entrada" ("To-Do")

Isso já foi mencionado em profundidade (veja a dica nº 13), mas queríamos reiterar sua importância aqui. Esta pasta contém todos os arquivos recém-criados, recebidos ou baixados que você ainda não teve a chance de arquivar corretamente, e também pode conter arquivos que você ainda precisa processar. Com efeito, torna-se uma espécie de “lista de tarefas”. Ele não precisa ser chamado de "Caixa de entrada" - você pode chamá-lo como quiser.

Dica 31. Crie uma pasta onde seus projetos atuais são coletados

Em vez de caçar para eles o tempo todo, ou despejá-los em sua área de trabalho, crie uma pasta especial onde você colocará links (ou pastas de trabalho) para cada um dos projetos em que você está trabalhando atualmente.

Você pode localizar essa pasta na pasta "Caixa de entrada", na área de trabalho ou em qualquer lugar, desde que haja uma maneira de acessá-la rapidamente, como colocar um link para ela na área "Links favoritos" do Windows Explorer:

Gorjeta # 32. Criar uma pasta para arquivos e pastas que você abre regularmente

Você sempre terá alguns arquivos abertos regularmente, seja uma planilha das suas contas atuais ou uma lista de reprodução favorita. Esses não são necessariamente "projetos atuais", mas sim arquivos que você sempre abre. Normalmente, esses arquivos estariam localizados em sua área de trabalho (ou, melhor ainda, atalhos para esses arquivos). Por que não coletar todos esses atalhos juntos e colocá-los em sua própria pasta especial?

Tal como acontece com a pasta "Projetos atuais" (acima), você gostaria de localizar essa pasta em algum lugar conveniente. Abaixo está um exemplo de uma pasta chamada "Links rápidos", com cerca de sete arquivos (atalhos), que é acessível através da barra de inicialização rápida do Windows:

Gorjeta # 33. Crie uma pasta “Set-ups”

Um computador típico tem dezenas de aplicativos instalados nele. Para cada peça de software, muitas vezes há muitas informações diferentes que você precisa acompanhar, incluindo:

• O arquivo original de configuração da instalação. Isso pode ser qualquer coisa, desde um simples arquivo setup.exe de 100Kb que você baixou de um site, até um arquivo ISO 4Gig que você copiou de um DVD-ROM que você comprou.
• A home page do fabricante do software (no caso de você precisar procurar algo nas páginas de suporte, no fórum ou na ajuda on-line)
• A página que contém o link de download do seu arquivo real (caso você precise fazer o download novamente ou baixar uma versão atualizada)
• O número de série
• Sua documentação de prova de compra
• Quaisquer outros arquivos de modelo, plug-ins, temas, etc, que também precisam ser instalados

Para cada software, é uma ótima ideia juntar todos esses arquivos e colocá-los em uma única pasta. A pasta pode ser o nome do software (além de uma breve descrição do que é para isso - caso você não consiga lembrar o que o software faz com base em seu nome). Então, você reuniria todas essas pastas em um único lugar e chamaria de algo como "Software" ou "Configurações".

Se você tem o suficiente dessas pastas (eu tenho várias centenas, sendo um geek, coletado por mais de 20 anos), então você pode querer categorizá-las ainda mais. Minha própria estrutura de categorização é baseada em “plataforma” (sistema operacional):

As últimas sete pastas representam uma plataforma / sistema operacional, enquanto _Sistemas operacionais contém arquivos de configuração para instalar os próprios sistemas operacionais. _Hardware contém ROMs para hardware que possuo, como roteadores.

Dentro do janelas folder (acima), você pode ver o início da vasta biblioteca de softwares que compilamos ao longo dos anos:

Dica 34. Tenha uma pasta "Configurações"

Nós todos sabemos que nossos documentos são importantes. Assim são nossas fotos e arquivos de música. Salvamos todos esses arquivos em pastas e depois os localizamos depois e clicamos duas vezes sobre eles para abri-los. Mas há muitos arquivos importantes para nós que não podem ser salvos em pastas e, depois, pesquisados e clicados duas vezes. Esses arquivos certamente contêm informações importantes de que precisamos, mas geralmente são criados internamente por um aplicativo e salvos sempre que o aplicativo achar apropriado.

Um bom exemplo disso é o arquivo “PST” que o Outlook cria para nós e usa para armazenar todos os nossos e-mails, contatos, compromissos e assim por diante. Outro exemplo seria a coleção de marcadores que o Firefox armazena em seu nome.

E outro exemplo seriam as configurações personalizadas e os arquivos de configuração de todos os nossos softwares. Concedido, a maioria dos programas do Windows armazenam suas configurações no Registro, mas ainda há muitos programas que usam arquivos de configuração para armazenar suas configurações.

Imagine se você perdeu todos os arquivos acima! E, no entanto, quando as pessoas estão fazendo o backup de seus computadores, elas normalmente só fazem backup dos arquivos que conhecem - as que estão armazenadas na pasta “Meus documentos” etc. Se tiverem uma falha no disco rígido ou se o computador tiver sido perdido ou roubado seus arquivos de backup não incluíam alguns dos arquivos mais importantes que possuíam. Além disso, ao migrar para um novo computador, é vital garantir que esses arquivos façam a jornada.

Pode ser uma idéia muito útil criar uma pasta para armazenar todas as suas “configurações” - arquivos que são importantes para você, mas que você nunca procura pelo nome e clica duas vezes para abri-los. Caso contrário, da próxima vez que você for configurar um novo computador do jeito que deseja, precisará passar horas recriando a configuração do seu computador anterior.

Então, como podemos obter nossos arquivos importantes para esta pasta? Bem, nós temos algumas opções:

• Alguns programas (como o Outlook e seus arquivos PST) permitem que você coloque esses arquivos onde quiser. Se você se aprofundar nas opções do programa, encontrará uma configuração em algum lugar que controle a localização dos arquivos de configurações importantes (ou "armazenamento pessoal" - PST - quando se trata do Outlook)
• Alguns programas não permitem que você altere esses locais de maneira fácil, mas se você acessar o Registro, às vezes, poderá encontrar uma chave de registro referente ao local do (s) arquivo (s). Basta mover o arquivo para a pasta Configurações e ajustar a chave do registro para se referir ao novo local.
• Alguns programas teimosamente se recusam a permitir que seus arquivos de configuração sejam colocados em qualquer outro lugar, onde eles estipulam. Quando confrontados com programas como estes, você tem três opções: (1) Você pode ignorar esses arquivos, (2) Você pode cópia de os arquivos na pasta "Configurações" (vamos enfrentá-lo - as configurações não mudam com muita frequência) ou (3) você pode usar o software de sincronização, como o Windows Briefcase, para fazer cópias sincronizadas de todos os seus arquivos na pasta "Configurações". Tudo o que você precisa fazer é lembrar de executar seu software de sincronização periodicamente (talvez antes de executar o software de backup!).

Existem outras coisas que você pode decidir localizar dentro desta nova pasta “Configurações”:

• Exportações de chaves de registro (dos muitos aplicativos que armazenam suas configurações no Registro). Isso é útil para fins de backup ou para migrar para um novo computador
• Notas que você fez sobre todas as personalizações específicas feitas em um determinado software (para saber como fazer tudo novamente em seu Próximo computador)
• Atalhos para páginas da Web que detalham como ajustar determinados aspectos do sistema operacional ou aplicativos, de modo que eles sejam exatamente do jeito que você gosta (por exemplo, como remover as palavras “Atalho para” desde o início dos atalhos recém-criados). Em outras palavras, você deseja criar atalhos para metade das páginas no site How-To Geek!

Veja um exemplo de uma pasta "Configurações":

Recursos do Windows que ajudam na organização

Esta seção detalha alguns dos recursos do Microsoft Windows que são um benefício para quem deseja se manter organizado de maneira otimizada.

Gorjeta # 35. Use a área “Links Favoritos” para acessar as pastas usadas frequentemente

Depois de criar seu excelente novo sistema de arquivamento, descubra quais pastas você acessa com maior regularidade ou quais servem como ótimos pontos de partida para localizar o restante dos arquivos em sua estrutura de pastas e, em seguida, coloque links para essas pastas em "Favoritos". Links”área do lado esquerdo da janela do Windows Explorer (simplesmente chamado de“Favoritos”no Windows 7):

• Sua pasta "Caixa de entrada" (ou seja lá como você a chamou) a maioria importante!
• A base da sua estrutura de depósito (por ex. C: Arquivos)
• Uma pasta contendo atalhos para pastas acessadas com freqüência em outros computadores na rede (mostrada acima como Pastas de Rede)
• Uma pasta contendo atalhos para seus projetos atuais (a menos que essa pasta esteja na pasta “Caixa de entrada”)

Colocar pastas nessa área é muito simples. Basta localizar a pasta em que você está interessado e arrastá-la até lá!

Dica # 36. Personalizar a barra de locais nas caixas Arquivo / Abrir e arquivar / salvar

Considere a imagem abaixo:

Nota: estes Arquivo / Abrir e Arquivo / Salvar caixas foram substituídas por novas versões que usam o Windows Vista / Windows 7 "Links Favoritos", mas as versões mais antigas (mostradas acima) ainda são usadas por um número surpreendentemente grande de aplicativos.

A maneira mais fácil de personalizar esses ícones é usar o Editor de Diretiva de Grupo, mas nem todos têm acesso a esse programa. Se você fizer isso, abra-o e navegue até:

Esv vBv Bes BvBvvesesB vveses vBesesvBBesesB esesB esesvBBeses esesvveses Beses B vvesvBves

Se você não tiver acesso ao Editor de políticas de grupo, precisará entrar no Registro. Navegar para:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Políticas comdlg32 Barra de locais

Então deve ser fácil fazer as mudanças desejadas. Faça logoff e faça logon novamente para permitir que as alterações entrem em vigor.

Gorjeta # B B v B v BB v es Bes es es v BvBes Bes eses es esesesves v v es

Essa barra de Inicialização Rápida (à direita do botão Iniciar) é muito mais útil do que as pessoas atribuem crédito a ela. A maioria das pessoas tem apenas meia dúzia de ícones e usa-a para iniciar apenas esses programas. Mas, na verdade, ele pode ser usado para acessar praticamente qualquer coisa em seu sistema de arquivamento:

Dica 38. Coloque um atalho para o Windows Explorer em sua barra de inicialização rápida

Isso é necessário apenas no Windows Vista e no Windows XP. Os boffins da Microsoft finalmente entenderam e adicionaram ao Windows 7 Superbar por padrão.

O Windows Explorer - o programa usado para gerenciar seus arquivos e pastas - é um dos programas mais úteis do Windows. Qualquer um que se considere sério sobre a organização precisa de acesso instantâneo a este programa a qualquer momento. Um ótimo lugar para criar um atalho para este programa é na barra “Quick Launch” do Windows XP e do Windows Vista:

Para chegar lá, localize-o em seu menu Iniciar (geralmente em "Acessórios") e, em seguida, arraste-o para a direita na barra Inicialização rápida (e crie um cópia de).

Dica 39. Personalizar a pasta inicial do seu ícone do Windows 7 Explorer Superbar

Se você estiver no Windows 7, sua Superbar incluirá um ícone do Windows Explorer. Clicar no ícone abrirá o Windows Explorer (é claro) e o iniciará na sua pasta “Bibliotecas”. As bibliotecas podem ser boas como ponto de partida, mas se você criou uma pasta “Caixa de entrada”, provavelmente faria mais sentido começar nessa pasta sempre que iniciar o Windows Explorer.

Para alterar esse local padrão / inicial da pasta, primeiro clique com o botão direito do mouse no ícone do Explorer na Superbar e, em seguida, clique com o botão direito do mouse Propriedades:

Então, em Alvo campo do Propriedades do Windows Explorer caixa que aparece, digite % windir% explorer.exe es es ves es ves es ves es ves v vv v v v v v BvB v v v v v v B v Bes

% windir% explorer.exe C: Files

Se essa pasta estivesse na área de trabalho (e chamada, digamos, "Caixa de entrada"), você usaria a seguinte inteligência:

v v v v v Beses v vv v vv BB v Bes Beses Bes es Bes es

Então clique Está bem e testá-lo.

Dica # 40. Ummmmm…

Não, é isso. Não consigo pensar em outro. Essas são todas as dicas que posso sugerir. Eu só criei este porque 40 é um número tão bom…

Estudo de caso - um PC organizado

Para finalizar o artigo, incluí algumas capturas de tela do meu computador (principal) (executando o Vista). O objetivo aqui é duplo:

1. Para dar uma ideia do que parece quando as dicas acima, às vezes abstratas, são aplicadas a um computador da vida real, e
2. Para oferecer algumas idéias sobre pastas e estrutura que você pode querer roubar para usar em seu próprio PC.

Vamos começar com o C: dirigir-se. Muito mínima. Todos os meus arquivos estão contidos dentro C: Arquivos. Vou limitar o resto do estudo de caso a esta pasta:

• Marca: Meus arquivos pessoais
• VC: Meu negócio (Virtual Creations, Australia)
• Outras contém arquivos criados por amigos e familiares
• Dados contém arquivos do resto do mundo (pode ser pensado como arquivos “públicos”, geralmente baixados da Internet)
• Definições é descrito acima na ponta # 34

o Dados pasta contém as seguintes subpastas:

• Audio: Reproduções de rádio, livros de áudio, podcasts, etc
• DesenvolvimentoBes es es es es es ves vv esv es esvvvvvvvvvvvv es es vvvvvvvvvvvvvvvvvvvv es ves
• HumorVves ves veses eses vBesesvveseses es eses veseseseses es eses es eseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseses
• Filmes: Filmes baixados e copiados (todos legais, claro!), Seus roteiros, capas de DVD, etc.
• Música: (ver abaixo)
• Configurações: Arquivos de instalação para software (explicado na íntegra na dica 33)
• Sistema: (ver abaixo)
• televisão: Programas de TV baixados
• Escritos: Livros, manuais de instruções, etc (veja abaixo)

o Música pasta contém as seguintes subpastas:

• Capas de álbuns: Digitalizações JPEG
• Guias de guitarra: Arquivos de texto de partituras de guitarra
• Listas: por exemplo. “Top 1000 músicas de todos os tempos”
• Letra da música: Arquivos de texto
• MIDI: Arquivos de música eletrônica
• MP3 (representando 99% do Música pasta): MP3s, extraídos de CDs ou baixados, classificados por nome de artista / álbum
• Vídeo de música: Vídeo clipes
• Partitura: geralmente PDFs

o Dados Escritos pasta contém as seguintes subpastas:

o Data Development pasta contém as seguintes subpastas:

o Data System pasta contém as seguintes subpastas:

o Marca pasta contém as seguintes subpastas:

• De outros: Normalmente cartas que outras pessoas (amigos, familiares, etc) escreveram para mim
• Para os outros: Cartas e outras coisas que criei para outras pessoas
• Livro Verde: Não é da sua conta
• Listas de reprodução: Arquivos M3U que eu compilei das minhas músicas favoritas (mais um arquivo de lista de reprodução M3U para cada álbum que possuo)
• Escrita: Ficção, filosofia e outras reflexões minhas
• Marcar documentos: Atalho para C: Users Mark
• Definições: Atalho para C: Arquivos Configurações Marcar

o Outras pasta contém as seguintes subpastas:

o VC A pasta Virtual Creations, my business - Eu desenvolvo sites) contém as seguintes subpastas:

Conclusão

Essas dicas salvaram minha sanidade e ajudaram a me manter um nerd produtivo, mas e você? Quais dicas e truques você tem para manter seus arquivos organizados? Por favor, compartilhe-os conosco nos comentários. Venha, não seja tímido …