Com a tentativa de gerenciar um negócio nos dias de hoje, é muito importante ter um organograma para manter tudo gerenciável. Aqui, mostraremos como criar um no Visio 2010.
Este artigo convidado foi escrito por nossos amigos em Clube do Office 2010.
Necessidade de organogramas
A necessidade de criar Cartas de Organização está se tornando imprescindível nos dias de hoje, à medida que as empresas começam a se concentrar em contratações extensivas para obter uma ampla disponibilidade de alcance, aumentar a produtividade e visar diversos mercados. Considerando essa mudança rigorosa, a criação de um organograma pode ajudar as partes interessadas a compreender com facilidade a estrutura e a hierarquia da organização em constante crescimento. Ele mostra a estrutura básica da organização e define as relações entre os funcionários que trabalham em diferentes departamentos.
Oportunamente, o Microsoft Visio 2010 oferece uma maneira fácil de criar organograma. Como antes, formas ortodoxas de listar a hierarquia da organização têm sido usadas para definir a estrutura dos departamentos, juntamente com a comunicação possível, incluindo; comunicações horizontais e verticais. Para transformar essas listas que definem a estrutura organizacional em um gráfico detalhado, o Visio 2010 inclui um suplemento para importar a planilha do Excel, que é útil para extrair dados da planilha para criar um organograma.
É importante ressaltar que você não precisa se dedicar ao labirinto de definição de hierarquias organizacionais e estrutura de cálculo, pois basta especificar os cabeçalhos de coluna e linha, além dos dados que você precisa importar, e criar automaticamente a definição do gráfico; hierarquias organizacionais com credenciais especificadas de cada funcionário, categorizadas em seus departamentos correspondentes.
Criando gráficos de organização no Visio 2010
Para começar, criamos uma planilha do Excel com campos, Nome, Supervisor, Designação, Departamento e Telefone. o Nome campo contém o nome de todos os funcionários que trabalham em diferentes departamentos, Supervisor campo contém nome dos supervisores ou líderes de equipe. Esse campo é vital para criar o organograma, pois define a estrutura básica e hierarquia no gráfico.
Isso iniciará o Assistente de Organograma, na primeira etapa, ative Informações que já estão armazenadas em um arquivo ou banco de dados opção e clique em Avançar.
Nesta etapa, você precisa especificar os campos que realmente definem a estrutura de uma organização. No nosso caso, estes são Nome & Supervisor Campos. Depois de especificar campos, clique em Avançar para continuar.
Como organograma é principalmente para mostrar a hierarquia de departamentos / funcionários que trabalham na organização, juntamente com a forma como eles estão ligados entre si e quem supervisiona quem. Considerando isso, nessa etapa, deixaremos de fora o campo Supervisor, porque a inclusão não seria necessária, já que o Visio define automaticamente a estrutura básica definida na planilha do Excel. Adicione o restante dos campos abaixo Campos exibidos categoria e clique em Avançar.
Este passo é sobre quebrar o gráfico em várias páginas, se você está lidando com mais de 100 funcionários, você pode querer especificar o número de páginas nas quais o organograma será exibido. Mas no nosso caso, estamos lidando com uma quantidade muito menor de dados, então vamos ativar Eu quero que o assistente automaticamente quebre meu organograma nas páginas opção. Especifique o nome que você precisa mostrar no topo da página. Se você tiver menos de 20 hierarquias, insira o nome do funcionário de melhor classificação na organização e clique em Concluir para finalizar o assistente.
Ele criará instantaneamente um organograma da planilha do Excel especificada. O funcionário com melhor classificação será mostrado no topo do organograma, supervisionando vários funcionários de diferentes departamentos. Como mostrado abaixo, seus subordinados imediatos gerenciam outros funcionários e assim por diante.
Para personalizações avançadas, vá para Quadro organizacional aba, aqui você encontrará grupos diferentes para configurar a hierarquia do organograma e gerenciar as posições de outros funcionários. Debaixo Organizar grupos, configurações de formas podem ser alteradas e fornece fácil navegação através do gráfico. Você também pode alterar o tipo de posição e ocultar os subordinados do empregado selecionado.
De Cenário grupo, você pode inserir uma imagem dos funcionários, departamentos, etc. A partir do grupo de sincronização, você tem a opção de criar uma cópia sincronizada e expandir os subordinados do funcionário selecionado. Em Grupo de dados da organização, você pode alterar o layout inteiro do organograma de Opções de exibição Incluindo; exibir forma, mostrar divisor, ativar / desativar campos importados, alterar a posição do bloco e preencher cores, etc.
Por exemplo, nós adicionamos um consultor em organização, que está diretamente sob CEO, para manter isso, nós arrastamos o Consultor caixa e apenas caiu sobre a caixa CEO para fazer a posição subordinada imediata.
Conclusão
Um organograma é uma ótima maneira de mostrar hierarquias organizacionais detalhadas; com credenciais definidas de funcionários, estrutura de departamentos, novas vagas, funcionários recém-contratados, departamentos adicionados recentemente e, principalmente, mostra a maneira mais conveniente de interação entre diferentes departamentos e funcionários, etc.
