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Você verifica seu e-mail com mais frequência do que precisa? Você tem sintomas de abstinência quando não está checando seu e-mail há algum tempo? A verificação obrigatória de e-mails é um hábito pouco saudável que impede você de fazer coisas mais importantes. Use uma recompensa positiva para estabelecer um relacionamento mais saudável com sua caixa de entrada.
E-mail nem sempre é produtivo
Existem três razões principais pelas quais o email nem sempre é produtivo.
1. E-mail leva tempo longe de outras coisas: Pode ser fácil justificar a verificação compulsiva de e-mails porque parece que você está fazendo algo. Afinal, ler mensagens, responder a algumas e esvaziar sua caixa de entrada deve ser uma coisa boa. Mas é produtivo apenas quando feito intencionalmente - não durante o tempo que é revertido para outras tarefas mais importantes.
2. E-mail não pode ser diferente do chit-chat: Usar e-mail para se comunicar com amigos, colegas ou conhecidos não pode ser diferente do bate-papo no refeitório. Se a conversa não é tão importante e se estende além do que é um intervalo razoável, isso o distrai do seu trabalho.
3. E-mail é geralmente sobre outras pessoas: O e-mail incentiva você a atender às necessidades, solicitações e perguntas de outras pessoas, em vez das suas. O e-mail tem um horário e um lugar no seu dia, mas ele precisa ter um horário e um local designados. Não apenas a qualquer momento que você sentir vontade de verificar.
Diagnostique seu problema
As pessoas fazem coisas compulsivas por todos os tipos de razões. O motivo mais comum é evitar experimentar algo particularmente desagradável. Se você está verificando e-mails dez vezes por dia sem um bom motivo, provavelmente está tentando evitar alguém ou alguma coisa.
A verificação obrigatória de e-mails pode ser sua maneira de fugir:
- Um prazo iminente
- Bloqueio de escritor
- Incerteza sobre o que fazer a seguir
- Tédio
- Corrigindo um problema importante que está impedindo você de trabalhar
- Preparando-se para um compromisso planejado
- Realmente trabalhando em algo
Explore os possíveis motivos pelos quais você verifica seu e-mail com mais frequência do que o necessário para diagnosticar seu problema.
Reconheça seu hábito compulsivo
O próximo passo para mudar seu hábito de e-mail compulsivo é rastreá-lo. Mantenha um registro de quantas vezes você abre sua caixa de entrada. Observe quanto tempo você gasta em média durante cada visita.
Mantenha uma atitude positiva no processo. Não se julgue improdutivo, desfocado ou fracassado ao identificar pontos fracos ou erros. A autopunição não ajudará você a fazer mudanças positivas. Simplesmente reconheça seus padrões e explore quais são as motivações, conforme abordado acima.
Continue reconhecendo o seu vício compulsivo por e-mail até que você não aguente mais - até que você não possa mais ficar parado sem fazer nada a respeito. Porque a única maneira de lidar com o comportamento compulsivo é:
1. Aceitando que existe
2. Ser auto-honesto o suficiente para entender por que
3. Ter razões convincentes para fazer algo sobre isso
Uma vez que você está realmente motivado para fazer uma mudança, é relativamente fácil começar com pequenos passos.
Comece com Baby Steps e recompensa positiva
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Recompensa positiva ajuda você a associar seu comportamento desejado com bons sentimentos e / ou feedback positivo. Siga os sete passos abaixo para tornar a sua caixa de entrada de emails uma prática mais produtiva e saudável.
Etapa 1: criar um documento de responsabilidade por email
Crie um documento ao qual você se referirá para sua responsabilidade por e-mail. Certifique-se de que é visual e dinâmico o suficiente para trabalhar. Você adicionará conteúdo a este documento nas etapas a seguir, mas personalizará de acordo com suas preferências.
Etapa 2: declare sua mudança de comportamento desejada (ou meta final)
Na parte superior do documento, escreva como (muitas vezes) você deseja verificar seu e-mail.
Isso pode ser tão geral quanto "Eu não quero verificar meu e-mail com frequência" ou tão específico quanto "Só quero verificar meu e-mail às 10h e às 15h todos os dias da semana e às 16h nos fins de semana."
Seja mais específico em seu objetivo final e, se possível, forneça suas razões para selecioná-lo.
Etapa 3: admita suas fraquezas
Abaixo da sua declaração, liste as razões pelas quais você ainda não alcançou a meta desejada nas respectivas linhas.
Mais uma vez, seja específico e não use linguagem desnecessariamente rigorosa, como "sou ruim no gerenciamento do tempo" ou "não consigo me controlar".
Use uma linguagem objetiva que o mantenha focado no que está acontecendo e por quê. Mais instruções funcionais são:
- “Eu luto com o gerenciamento do meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar.”
- "Tenho dificuldade em resistir ao desejo de verificar meu e-mail, mesmo quando sei que não preciso, porque prefiro não ter alguns momentos de silêncio para pensar sobre o que realmente devo fazer."
Tente listar pelo menos cinco das suas fraquezas.
Digamos que sua meta seja verificar sua caixa de entrada uma vez pela manhã e outra ao final da tarde. Atualmente, você verifica cerca de uma vez a cada vinte minutos, enquanto no computador.
Aqui estão cinco pontos fracos em potencial que ficam no seu caminho:
- Você não está empolgado em fazer suas outras tarefas relacionadas ao computador.
- Você fica entediado enquanto viaja e espera em público, não quer interagir com as pessoas ao seu redor e descobre que a verificação de e-mails no iPhone passa o tempo.
- Você se preocupa em fazer perguntas ou conversas por e-mail e quer saber qual é o próximo passo - assim que o Sr.Smith volta para você.
- Você quer agradar ao Sr. Smith sempre respondendo a ele prontamente, mesmo que ele não escreva seu contracheque e não esteja particularmente perto de você.
- Você espera receber um alerta por e-mail informando que alguém iniciará uma conversa com você no seu Facebook, Twitter ou LinkedIn como uma validação com a qual você é importante o suficiente para conversar.
Pode não ser divertido explorar suas fraquezas quando se trata de verificar e-mails, mas será útil reprogramar seus hábitos para melhor.
Etapa 4: identifique seus desafios com base em suas fraquezas
Agora, analise cada falha da sua lista e adicione uma coluna extra à direita. Identifique as situações (reais ou imaginadas) durante as quais você demonstra essas fraquezas.
Digamos que você tenha "dificuldade em gerenciar meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar" na coluna da esquerda.
Em seguida, na coluna da direita, descreva a situação que é problemática. Seria algo como "Ter um projeto importante para trabalhar" ou "Ter um projeto importante para trabalhar no qual eu não me sinto pronto para terminar" ou "Sentir incerteza sobre um projeto importante".
Quando estiver ciente das situações desafiadoras, você estará mais bem preparado para enfrentá-las.
Etapa 5: crie uma lista de verificação de recompensas positivas
Quando você configura suas colunas descrevendo suas fraquezas e como elas surgem, adicione uma terceira coluna à direita.
Use essa coluna para listar as etapas de ação que você pode tomar para superar as situações problemáticas que desencadeiam os pontos fracos que impedem que você verifique seu e-mail nos seus termos, na frequência desejada.
Em seguida, adicione uma quarta coluna, onde você terá o espaço para marcar as instâncias quando realizar uma das ações da terceira coluna.
Aqui está uma maneira de formatar seu documento:
Passo 6: Recompense-se por permanecer na tarefa
Depois de configurar o documento, imprima uma cópia ou mantenha-a aberta na área de trabalho. A partir de agora, consulte este documento para saber como você acessa sua caixa de entrada.
Cada vez que você marcar uma caixa na coluna da extrema direita, poderá verificar seu e-mail - faça isso sabendo que você ganhou. Os sentimentos positivos associados à verificação do seu email depois de você realiza algo significativo e o inspira a analisar sua caixa de entrada de maneiras diferentes.
Aqui está um exemplo. Vamos desenhar novamente a partir da fraqueza: “Eu me esforço para administrar meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar.” Digamos que um dos desafios associados a essa fraqueza é: “Ter um projeto importante para trabalhar. Agora, aqui estão três etapas de ações em potencial que ajudam você a superar e / ou trabalhar em direção a sua meta:
1. Imprimindo um artigo / recurso / documento que lembra por que seu projeto é tão importante e / ou por que você é capaz de completá-lo com sucesso.
2. Perguntar a um amigo ou colega por ajuda ou perspectiva quando se sentir preso.
3. Escrever um cronograma ou lista de tarefas para o seu projeto.
4. Revisar e / ou revisar sua programação ou lista de tarefas para seu projeto.
5. Completar um item em sua agenda ou lista de tarefas para seu projeto.
Toda vez que você concluir uma dessas etapas, marque uma caixa e saiba que pode verificar seu e-mail depois de recebê-la. É claro que, se você não sente vontade de verificar seu e-mail, pode ir direto para a próxima tarefa. Como você pode ver, cada uma dessas etapas começou como uma maneira de evitar a verificação compulsiva de seu e-mail e acabar atendendo às suas metas de produtividade.
Você não precisa ser perfeito; tudo bem se você marcar sua caixa de entrada sem marcar primeiro uma caixa. Mas pelo menos esteja atento ao que você faz. E preste atenção em como é diferente verificar se a sua caixa de entrada ganhou, em vez de não ter uma razão real para isso (exceto por talvez sucumbir a uma situação problemática que desencadeia o hábito compulsivo).
Etapa 7: Continue usando a lista de verificação até perceber as alterações
Quando você usa sua lista de verificação o suficiente para ter certeza de que sua situação de e-mail está sob controle, você perceberá que é melhor:
- Manchando o tédio
- Identificar problemas com trabalho que podem ser difíceis de admitir
- Percebendo quando você está sobrecarregado
- Reconhecendo sentimentos negativos sobre o seu trabalho, que você precisa expressar e abordar
- Tornar-se consciente de bloqueios criativos ou mentais
- Dando a si e aos seus olhos uma pausa no computador quando necessário
- Permanecer na tarefa e se sentir bem em fazer as coisas
Cada uma delas ajuda você a resolver os problemas que, quando não tratados, levam a vários comportamentos compulsivos.
Tornar a Verificação de E-mail Especial
Quando o email se tornou seu hábito compulsivo, não é mais uma ferramenta produtiva. Torne a verificação de email especial para que ela se torne produtiva novamente.
Além do exercício acima, você pode explorar outras técnicas para usar recompensas positivas. Você pode bloquear horários regulares para a limpeza da caixa de entrada depois de ter conseguido horas de trabalho sólidas e configurar esse tempo para ser divertido, com um lanche por perto e música animada em segundo plano. Você também pode aplicar os mesmos princípios para o trabalho - desconecte-se da Internet e / ou oculte seu cliente de e-mail e use um ambiente de trabalho confortável para compensar.
Recompense-se por bons hábitos de trabalho, e os e-mails não precisarão assumir sua vida profissional.
