Antes de publicar documentos do Office publicamente ou enviá-los para alguém, provavelmente você desejará verificar quais informações ocultas o documento contém e remover os dados confidenciais. Esses metadados podem violar sua privacidade ou ser potencialmente embaraçosos.
Ver e remover dados ocultos
No Office 2013 ou no Office 2010, clique no menu Arquivo, clique em Informações e a ferramenta Inspecionar Documento estará na frente e no centro, informando sobre as informações potencialmente confidenciais contidas no documento. Essas informações são mais óbvias do que nas versões mais antigas do Office, mas ainda assim é fácil ignorá-las, se você não sabe que o Office adiciona esses dados confidenciais aos seus documentos.
No Office 2007, clique no botão Orb do Office na faixa de opções, aponte para Preparar e clique em Inspecionar Documento.
Que tipo de metadados o Office salva?
O Office salva propriedades do documento, incluindo detalhes como o autor, assunto, título, a data em que você criou um documento, quando você o modificou pela última vez e quanto tempo passou trabalhando no documento. Essas propriedades também conterão o nome de qualquer modelo usado durante a criação do documento, cabeçalhos de email e outras informações relacionadas. Isso pode ser potencialmente embaraçoso - por exemplo, você pode enviar um relatório TPS para seu chefe e dizer que passou o dia todo trabalhando sozinho. Mas os metadados podem revelar que você trabalhou apenas no relatório do TPS por alguns minutos, colaborou com outras pessoas e que usou um modelo chamado "Modelo de relatório de TPS inutilizado" ao criá-lo. Pior ainda, há outras implicações de privacidade aqui: você pode publicar um documento na Web sem seu nome associado, mas seu nome aparecerá nas propriedades do documento por padrão.
Cabeçalhos, rodapés, marca d'água e texto formatado como texto oculto também podem ser incluídos, mas não aparecerão se você der uma olhada rápida no documento. A ferramenta informa se o seu documento contém essa informação.
Se você colaborou com outras pessoas ao escrever o documento, ele conterá ainda mais dados. Os metadados exibirão os nomes de todos que trabalharam no documento, bem como quaisquer comentários, marcas de revisão, anotações de tinta e versões anteriores do documento. Se você estiver publicando um documento em que trabalhou, provavelmente desejará remover todos esses dados em vez de compartilhá-los.
Como impedir que o Office salve metadados
Infelizmente, você precisará usar a ferramenta Inspetor de documentos para remover dados confidenciais de cada documento individual antes de publicá-lo ou compartilhá-lo com alguém. Não há uma maneira integrada de remover essas informações de vários documentos de uma só vez, nem uma configuração para todo o escritório para impedir que o Office aplique esses dados a documentos.
No entanto, você pode fazer com que o Office remova automaticamente os metadados sempre que salvar um arquivo. Você deve aplicar essa configuração a cada documento usado. É uma configuração específica do documento, não uma configuração de todo o sistema.
Para evitar que o Office salve metadados junto com seus documentos, clique no menu Arquivo, clique em Opções e selecione a categoria Centro de Confiabilidade. Clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade e selecione Opções de Privacidade. Ative a opção "Remover informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar". Se aparecer em cinza, clique no botão Inspetor de documento abaixo, execute o Inspetor de documentos e remova todas as informações pessoais do documento. Você deve então poder clicar na caixa de seleção.
Lembre-se, você precisará alterar essa opção para cada documento separadamente.
Essas informações podem ser úteis, e algumas delas são cruciais para a colaboração ou para as corporações acompanharem quem trabalhou em um documento. Mas quando for a hora de publicar o documento, você provavelmente desejará remover esses metadados.
