Quando você tem um documento do Word que é um pouco grande demais, a primeira coisa que você vai tentar é compactar as imagens nele. Isso ocorre em parte porque sites como o How-To Geek escreveram artigos abrangentes explicando como fazer isso e em parte porque, bem, as imagens sempre parecem aumentar o tamanho de um documento do Word além da razão. Você ainda deve seguir em frente e seguir as dicas que escrevemos nesse artigo, porque, se você tiver imagens, elas ajudarão você.
Mas se você não tem imagens, ou seguiu essas dicas e precisa reduzir ainda mais o tamanho do arquivo, nós o abordamos. Temos muitas dicas para compartilhar, então as dividimos em coisas que definitivamente ajudarão a reduzir o tamanho de um documento do Word, coisas que podem ajudar e algumas dicas comumente sugeridas com as quais você não deveria se preocupar.
Vamos começar.
Dicas que definitivamente ajudarão a reduzir o tamanho de um documento
Nem todas as dicas que você encontrar serão úteis para você. Às vezes, isso ocorre porque eles não se aplicam à sua situação (se você não tiver imagens, dicas sobre a compactação de imagens não serão úteis), mas às vezes as dicas são simplesmente incorretas. Testamos todas as dicas desta seção para sabermos que elas funcionam.
Converta o seu documento para o formato DOCX
A Microsoft lançou o formato DOCX no Office 2007, por isso, se você ainda estiver usando o formato.doc, é hora de converter. O tipo de arquivo.docx mais recente atua essencialmente como um arquivo ZIP ao compactar o conteúdo do documento, portanto, simplesmente converter um arquivo.doc para o formato.docx reduzirá o tamanho do documento. (Isso também se aplica a outros formatos do Office como o Excel (.xls para.xslx), o PowerPoint (.ppt para.pptx) e o Visio (.vsd para.vsdx).
Para converter seu arquivo.doc, abra-o no Word e clique em Arquivo> Informações> Converter.
Testamos isso com um arquivo.doc de 20 páginas de amostra que continha seis imagens, várias tabelas e marcas de formatação. O arquivo.doc original era de 6,001 KB, mas o arquivo.docx convertido pesava apenas 721 KB. Isso é 12% do tamanho original. Nada mais que sugerimos abaixo fará mais para reduzir o tamanho do seu arquivo, por isso, se você tiver arquivos.doc que você pode converter para.docx, seu trabalho pode ser feito.
Inserir suas fotos em vez de copiá-las e colá-las
Quando você copia e cola uma imagem em seu documento, o Word faz certas suposições sobre como lidar com isso. Uma dessas suposições é que você deseja que a imagem colada seja um formato BMP, que é um tipo de arquivo grande ou, às vezes, PNG, que ainda é bastante grande. Uma alternativa simples é colar a imagem em um programa de edição, salvá-lo como um formato menor, como JPG, e usar Inserir> Imagem para inserir a imagem no documento.
Colocar a pequena captura de tela abaixo diretamente em um documento Word em branco, fez com que o tamanho desse documento passasse de 22 KB para 548 KB.
Claro, você não pode sempre fugir disso. Às vezes, você precisará da melhor qualidade de imagem que formatos como o BMP e o PNG podem oferecer. Mas se for uma imagem pequena ou se você não precisar de super qualidade, usar um formato mais leve e inserir a foto pode ajudar.
Enquanto você salva sua imagem, faça sua edição
Quando você edita uma imagem no Word, ela armazena todas as suas edições de imagem como parte do documento. Os meios, se você cortar uma imagem no documento, o Word ainda mantém a imagem original completa. Alterar uma imagem para preto e branco, e o Word ainda mantém a imagem colorida original.
Isso aumenta o tamanho do seu documento desnecessariamente, então, quando você fizer alterações nas suas imagens e tiver certeza de que não precisa reverter essas imagens, você poderá fazer com que o Word descarte os dados de edição.
Mas é melhor, do que remover dados desnecessários do documento, não ter dados desnecessários no documento. Qualquer edição que você possa fazer, mesmo as mais simples, como recortar ou adicionar uma seta, é melhor executada em um editor de imagens antes de inserir a imagem no documento.
Comprimir todas as suas imagens de uma só vez
Sim, dissemos no início que este artigo era sobre de outros maneiras de diminuir o tamanho do seu arquivo, mas a maioria dos artigos sobre esse assunto informa como compactar suas imagens uma de cada vez (incluindo nosso artigo) e aqui no How-To Geek, vamos encontrar maneiras melhores de fazer as coisas.
Clique em Arquivo> Salvar como> Mais opções. (Você pode ter "Salvar uma cópia" em vez de "Salvar como" se tiver ativado o OneDrive com o AutoSalvar ativado.)
Selecione suas opções, clique em "OK" e salve a nova versão do documento com todas as imagens compactadas.
Pare de incorporar fontes no seu documento
A menos que você esteja usando uma fonte incomum de uma galáxia muito distante, é quase certo que qualquer pessoa com quem você compartilhe seu documento poderá lê-la usando sua cópia do Word (ou uma alternativa gratuita como o Libre Office). Então, por que você iria querer perder espaço no seu arquivo, incorporando as fontes? Pare com isso indo em File> Options> Save e desligando a opção “Embed fonts in the file”.
Pare de incorporar outros arquivos se você puder
Recentemente, mostramos como incorporar ou vincular uma planilha do Excel em um documento do Word (e você pode fazer isso com outros arquivos, como apresentações do PowerPoint ou diagramas do Visio, também). Se você puder vincular à planilha em vez de incorporá-la, economizará a maior parte do tamanho do arquivo do Excel. Você não salvará tudo isso, porque a planilha vinculada ainda adicionará algum tamanho, mas seu documento será muito menor com um link do que com uma incorporação completa. É claro que existem desvantagens na vinculação e nos benefícios, por isso leia esse artigo para compreendê-los antes de fazer isso.
Parar de armazenar uma miniatura para o documento
De volta ao dia, o Word permite que você armazene uma imagem em miniatura do documento para que o Windows possa exibir uma visualização no Gerenciador de Arquivos. Atualmente, o File Explorer pode fazer isso sozinho e não precisa da ajuda do Word, mas a opção ainda está lá no seu documento. Em nosso documento de teste de 721 KB, a ativação desta opção aumentou o tamanho do arquivo para 3247 KB. Isso é 4,5 vezes o tamanho do arquivo original - para nada. Você encontrará essa configuração em Arquivo> Informações> Propriedades> Propriedades avançadas.
Você também pode desativar essa configuração na caixa de diálogo "Salvar como", onde é chamada de "Salvar miniatura" um pouco mais correta.
Remover informações pessoais e ocultas do seu documento
Não apenas as informações pessoais são adicionadas ao tamanho do seu documento, mas também estão potencialmente fornecendo aos leitores informações que você não deseja que eles tenham. Também pode haver informações que foram formatadas como ocultas e, se você não precisar desse texto oculto no documento, por que não se livrar dele?
Remova essas informações desnecessárias do seu documento indo até Arquivo> Informações> Verificar problemas e clicando no botão "Inspecionar documento".
Desativar AutoRecuperação (se você ousar)
Um dos excelentes recursos do Word - na verdade, um dos ótimos recursos de todos os aplicativos do Office - é a AutoRecuperação.Esse recurso faz backups regulares do arquivo enquanto você trabalha, portanto, se o Word travar ou o computador for reiniciado inesperadamente (como quando o Windows atualiza o sistema durante a noite), você verá automaticamente as versões recuperadas de documentos abertos na próxima vez que iniciar Palavra. Naturalmente, todas essas versões são adicionadas ao tamanho do arquivo, portanto, se você desativar a AutoRecuperação, seu arquivo será menor.
Vá para Arquivo> Opções> Salvar e desative a opção "Salvar informações de AutoRecuperação a cada [x minutos]".
Esteja ciente de que você não terá mais as versões da AutoRecuperação. Se o Word travar ou fechar inesperadamente, você perderá todo o seu trabalho desde a última vez que você salvou.
Copie tudo em um novo documento
Enquanto você trabalha em um documento, o Word salva várias coisas em segundo plano para ajudá-lo. Mostramos como desativá-los quando possível e como excluir os dados coletados pelo Word, mas provavelmente ainda haverá coisas no documento que você não precisa. Se você se encontrar sujeito a esse tipo de fluência de tamanho de documento, poderá criar um novo documento e copiar tudo nele.
Comece criando um novo documento em branco. Selecione todo o conteúdo em seu documento atual pressionando Ctrl + A. No novo documento, pressione Ctrl + V para colar tudo. Isso copia todo o seu texto, seções, formatação, opções de layout de página, numeração de página, tudo o que você precisa.
Seu novo documento não terá nenhuma das salvamentos em segundo plano anteriores, informações de AutoRecuperação ou versões anteriores, e isso deve reduzir o tamanho do arquivo.
Tenha em mente que isso copiará todos os dados de edição nas imagens, portanto, convém removê-los do documento original antes de copiar tudo para o novo documento. Se você não fizer isso, não é grande coisa. Você ainda pode removê-lo do novo documento.
Não podemos dizer o quanto isso economizará, pois pode ser de alguns kilobytes a muitos megabytes, mas sempre vale a pena fazer isso se você quiser extrair o máximo de gordura possível do documento.
Como bônus, também vimos esse copiar / colar em um novo truque de documentos solucionar erros estranhos em documentos do Word que eram difíceis de rastrear de outra forma.
Dicas que Poderia Ajude a reduzir o tamanho de um documento
Algumas dicas parecem ajudar, mas não conseguimos um resultado positivo com elas. Não estamos dizendo que eles não ajudarão a reduzir o tamanho do seu arquivo, mas parece que você precisará de um determinado conjunto de circunstâncias para obter qualquer benefício deles. É altamente recomendável tentar as dicas da seção anterior primeiro e, em seguida, dar-lhes uma chance se você precisar.
Desativar o plano de fundo salva
Quanto mais complicado é um documento, e quanto mais tempo passou desde que você o salvou, mais tempo pode levar para salvar quando você clica no botão "Salvar". Para ajudar a contornar isso, o Word possui uma configuração em Arquivo> Opções> Avançado, denominada "Permitir gravação em segundo plano".
O júri é sobre se isso faz diferença no tamanho do arquivo. Deixar um documento aberto com essa configuração não influenciou o tamanho do nosso documento de teste (deixando a AutoRecuperação ativada fez aumentar o tamanho do arquivo). Fazer modificações em um período de aproximadamente 30 minutos também não alterou o tamanho do documento, independentemente de "Permitir gravação em segundo plano" estar ativada ou desativada. Também não foi possível alterar a rapidez com que o documento foi salvo.
Em suma: este é com você. Se a desativação não reduzir o tamanho do arquivo, deixe-o ativado, porque qualquer coisa que o Word salva automaticamente nos documentos é uma coisa boa.
Converter para RTF e depois converter de volta para DOCX
O formato RTF significa Rich Text Format e é um padrão aberto para documentos que fornecem um pouco mais de formatação do que o texto simples, mas não todos os recursos do DOCX. A idéia de converter um DOCX em RTF é que ele remove toda a formatação extra e todos os dados ocultos para que, quando você salvar seu RTF de volta como um arquivo DOCX, o tamanho do arquivo seja menor.
Convertendo nosso documento de teste de 20 páginas, 721 KB para RTF, o tamanho do arquivo passou para 19,5 MB (por isso, não use RTF se quiser um arquivo pequeno). Convertendo de volta para o DOCX resultou em um arquivo de 714 KB. Essa é uma economia de 7 KB - menos de 1% - e como o RTF não conseguiu lidar com parte da formatação de tabela simples que usamos, tivemos que reformatar o arquivo … que aumentou o tamanho para 721 KB.
Este não parece ter muitos benefícios para o seu documento, especialmente quando o DOCX moderno tem tantos recursos de formatação que o RTF não pode manipular.
Converter para HTML e depois converter de volta para DOCX
Essa é a mesma ideia da conversão para RTF, exceto que o HTML é um formato da Web. Nosso teste de conversão mostrou resultados quase idênticos ao uso de RTF.
Tentamos isso em nosso arquivo DOCX de 721 KB e o convertemos em um arquivo HTML de 383 KB.Convertendo de volta para o DOCX resultou em um arquivo de 714 KB. Isso significa uma economia de 1%, mas isso prejudicou a formatação, especialmente os cabeçalhos, e eles teriam que ser refeitos.
Descompacte o Documento e Comprima-o
Um documento DOCX é um arquivo compactado, como um arquivo que você faz com o 7-Xip ou o WinRar. Isso significa que você pode abri-lo com uma dessas ferramentas e ver todo o conteúdo. Uma dica que você pode ver é extrair todos os arquivos do DOCX, adicioná-los a um arquivo compactado e renomeá-lo para uma extensão de arquivo DOCX. Ei, pronto, você tem um documento do Word que foi compactado! Em teoria, isso parece plausível, mas usando o 7-Zip, o WinRar e vários formatos de arquivo, descobrimos que toda vez que tentávamos abrir o arquivo.docx que criamos, o Word nos dizia que o arquivo estava corrompido.
Pode haver algum mérito nessa ideia: nosso arquivo de 721 KB acabou tendo apenas 72 KB, mas não recomendamos isso, a menos que você queira gastar muito tempo brincando com ele para tentar fazê-lo funcionar. Além disso, o salvamento pode ser simplesmente porque o processo de compactação removeu / compactou algo que impede o Word de abrir o documento, mas não podemos ter certeza.
Sugestões comumente sugeridas que provavelmente não farão diferença
Existem algumas sugestões flutuando na internet que som sensata, mas não terá muito efeito. Isso não quer dizer que você não deveria experimentá-los, apenas que você não deve esperar muito impacto no tamanho do seu documento.
Remover versões anteriores do documento
O Word mantém versões anteriores do documento enquanto você trabalha nele. Esta é a funcionalidade de Salvamento Automático e algumas pessoas sugerem que você as exclua acessando Arquivo> Informações> Gerenciar Documento e removendo todas as versões antigas.
No entanto, não faz sentido fazer isso porque essas versões antigas são armazenadas no sistema de arquivos do Windows, não no documento do Word. Excluí-los não fará com que seu documento seja menor. Se você quiser remover qualquer informação de versão anterior de dentro do documento, copie o conteúdo para um documento totalmente novo ou faça um Arquivo> Salvar como para salvar em um novo documento, como sugerimos anteriormente.
Colar somente texto, não a formatação
Quando você deseja copiar e colar de um documento em seu documento atual, é possível usar diferentes opções de colagem.
Tentamos isso com um documento de 20 páginas que tinha várias formatações aplicadas ao texto em todas as páginas, e a diferença média de tamanho era de pouco menos de 2 KB por página. este poderia ser significativo se você tiver um documento de mais de 250 páginas, com um total de aproximadamente 0,5 MB, mas você realmente terá um documento do Word de 250 páginas sem formatação? Provavelmente não, porque seria praticamente ilegível, então você perderia suas economias quando adicionar a formatação novamente.
Quaisquer benefícios para este método provavelmente estão abaixo da dica que fornecemos acima - copie e cole todo o documento em um novo documento para remover versões anteriores, edições antigas e assim por diante.
Alterar o tamanho da página
O Word oferece a opção de alterar o tamanho da página indo para Layout> Tamanho e alterando o tamanho padrão de "Carta". Há dicas flutuantes que dizem que se você escolher um tamanho menor, mas similar, como "A4", outros leitores não notarão, e você terá uma pequena economia de tamanho.
Nós tentamos isso com um documento de 20 páginas usando o tamanho “Carta” que era de 721 KB. Alteramos o tamanho para “A4”, “A5” (metade do tamanho de “A4”) e “B5” e nosso documento permaneceu constante de 721 KB. Em outras palavras, não fazia diferença alguma no tamanho do arquivo.
Parar de Incorporar Dados Linguísticos
Há uma configuração em Arquivo> Opções> Avançadas, denominada "Incorporar dados lingüísticos", e você verá dicas em vários lugares informando para desativá-la. Na superfície, isso parece razoável: dados extra-lingüísticos não aumentam o tamanho de um documento?
Em suma, a resposta é não, se você estiver usando um arquivo.docx moderno. O Word lida com os dados lingüísticos nos bastidores e não ocupa nenhum espaço no documento.
Desativar essa opção pode fazer uma pequena diferença em arquivos.doc mais antigos, mas mesmo assim, somente se você tiver usado uma ferramenta de manuscrito e o Word tiver algumas "informações de correção de reconhecimento de manuscrito" para armazenar. Caso contrário, não faz diferença alguma.
Essa é a nossa lista bastante abrangente de maneiras de reduzir seus arquivos do Word ao tamanho, mas estamos sempre à procura de novos métodos para tentar (ou desmistificar). Disparar nos comentários se você conhece uma técnica que nós perdemos, e nós vamos dar uma olhada!
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