O Outlook permite criar e personalizar exibições de pasta de várias maneiras, como adicionar e remover colunas ou agrupar e classificar mensagens. Você também pode aplicar regras para fazer com que o Outlook exiba mensagens de maneiras diferentes com base em suas propriedades (como o remetente, a linha de assunto ou o registro de data e hora). Isso é chamado formatação condicional. Vamos dar uma olhada em como isso funciona.
Atualizar: Um de nossos leitores nos chamou a atenção para o fato de que a formatação condicional está disponível apenas na versão do Windows do Outlook enão a versão do macOS. Obrigado, Christy!
Começando
Para começar a configurar a formatação condicional, vá para Exibir> Visualizar Configurações.
Como funcionam as regras
As “regras” são as condições que uma mensagem deve atender ao Outlook para aplicar a formatação. Nas regras padrão, por exemplo, a regra "Mensagens não lidas" é ativada quando uma mensagem é marcada como não lida. Quando essa regra é ativada, o Outlook usa a fonte Segoe UI em negrito, azul e 11 pontos para exibi-la.
O Outlook aplica regras em ordem no topo da lista. Regras mais acima na lista têm precedência sobre regras mais abaixo. Como isso funciona na prática? Digamos que você tenha duas regras, uma na parte superior da lista que mude a fonte para verde e uma abaixo na lista que altera a fonte para vermelho. Se uma mensagem atender às condições de ambas as regras, a fonte será alterada para verde porque essa regra está mais acima na lista - a regra que define a fonte para vermelho é ignorada.
Com as regras padrão, você só pode alterar a fonte. Você não pode excluir regras padrão nem mover o pedido nem alterar as condições da regra. Você pode desativar as regras padrão, desmarcando-as na lista "Regras para esta exibição".
Como adicionar uma nova regra
Na janela Formatação Condicional, clique no botão “Adicionar”. Uma nova regra chamada "Sem título" será adicionada à lista. Dê um nome à sua regra e clique no botão "Condição".
Para fazer isso, primeiro clique no botão "De", que abre o catálogo de endereços e selecione um contato.
- Foi atribuída uma categoria específica
- É lido ou não lido
- Tem anexos ou não anexos
- Está marcado como prioridade alta, normal ou baixa
- Ele foi sinalizado por você, por outra pessoa, por ninguém ou marcado como completo
- O texto que você está pesquisando precisa corresponder ao caso
- É um tamanho específico, maior ou menor que um tamanho específico ou entre dois tamanhos
Alterne para a guia "Avançado" e você pode criar condições complexas.
- A qualquer momento
- Ontem
- Hoje
- Amanhã
- Nos últimos 7 dias
- Nos próximos 7 dias
- Semana passada
- Esta semana
- Semana que vem
- Mês passado
- Este mês
- Próximo mês
- Em
- Em ou depois
- Em ou antes
- Entre
- Existe
- Não existe
E os outros campos que você pode escolher oferecem quantidades semelhantes de opções.
Selecione sua condição, adicione um valor e clique no botão "Adicionar à lista".
Você pode configurar várias condições em uma regra para obter coisas tão específicas quanto desejar. Deseja exibir mensagens de exibição do Outlook em uma fonte vermelha de 16 bits se elas forem de um determinado contato, recebidas nos últimos sete dias, contiver uma palavra específica no assunto, e incluir um anexo? Não é um problema.
Como excluir uma regra
Se você criou uma regra e não quer mais, é fácil excluí-la. Na janela Formatação Condicional, selecione a regra que você deseja excluir e clique no botão "Excluir". Lembre-se de que você só pode excluir as regras que criou, não as regras padrão internas do Outlook.
