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Não se preocupe por não ter tempo para inserir tediosamente todas as suas transações financeiras em uma planilha ou programa complicado. O sistema de envelopes para manter registros financeiros é de baixa manutenção, custo-benefício e fácil de implementar em pouco tempo. Tudo o que você precisa são alguns envelopes, um elástico, uma caneta, um marcador, um marcador, uma caixa de armazenamento, uma hora no final do mês e todos os recibos do mês.
O sistema de envelopes é uma maneira simples e divertida de salvar, organizar e armazenar seus recibos e manter registros financeiros confiáveis.
Passo 1: Salve todos os seus recibos durante o mês
Durante todo o mês, receba um recibo para cada compra que você fizer. Se um caixa não lhe der o recibo, não se esqueça de perguntar. Ao fazer compras on-line, certifique-se de imprimir os recibos imediatamente. Se possível, imprima-os em papel fino e formate-os para que eles sejam semelhantes em tamanho e forma aos recibos normais.
Guarde os seus recibos na carteira até começarem a transbordar e, em seguida, despeje-os num envelope designado em casa. Certifique-se de rotular o envelope como “Recibos Atuais” e mantenha-o em um local seguro e de fácil acesso.
Etapa 2: Organize seus recibos no final do mês
Antes de poder armazenar seus registros de maneira ordenada, você precisa organizar os recibos. E antes de poder organizá-los, você precisa finalizar cada recibo individualmente.
Passe por cada um deles e destaque:
- A data
- O valor total gasto (ou reembolsado)
- O tipo de transação (por exemplo, dinheiro, débito, cheque, vale-presente)
Certifique-se de usar um marcador claro para que a tinta do recibo ainda apareça. Alguns recibos têm tinta muito clara que desaparece quando destacada. Nesse caso, basta destacar abaixo das informações em uma linha reta, para que elas não sejam inseridas nas informações.
Depois de destacar, anote as anotações diretamente nos recibos, conforme necessário:
- Anote as despesas dedutíveis de impostos que podem ser relacionadas a negócios ou para caridade
- Nota retorna, porque eles foram feitos, quanto dinheiro foi reembolsado, e os novos totais líquidos
- Rotule todos os recibos nos quais não seja imediatamente óbvio onde a compra foi feita, para quem foi feita ou por que foi feita
- Anote todas as notas diversas que ajudarão você a manter registros melhores, possivelmente fazer retornos futuros, orçar no futuro e ser um consumidor melhor (por exemplo, observando como usar um determinado cupom economizou metade do tempo, quando ocorreu uma grande venda, etc.). )
Se você achar que não há espaço suficiente em um recibo específico para anotá-las, escreva-as em um pequeno pedaço de papel e grampeie-as na parte de trás do recibo correspondente. Certifique-se de escrever um lembrete no próprio recibo para fazer referência às notas extras na próxima página.
Veja como deve ser um recibo finalizado (observe que é básico para outros recibos abaixo dele):
Depois de concluir as anotações, organize o lote em ordem cronológica e grampeie-o. Como alternativa, você pode usar um clipe de papel. Não importa se você usa ordem cronológica inversa (com os recibos mais recentes no topo), mas o que você escolher - mantenha-a consistente. Caso contrário, você terá dificuldade em localizar recebimentos individuais mais tarde quando precisar alternar entre dois sistemas de pedidos diferentes.
Etapa 3: armazene seus recibos usando envelopes e caixas
Depois de preparar o lote mensal de recibos, coloque-o em um envelope. Você pode ter que dobrar alguns recibos para que o lote caiba. Considere a codificação por cores de um envelope para a temporada ou mês, se isso ajudar você a se manter organizado.
