O pacote de aplicativos da Web do Google amadureceu ao longo dos anos e agora oferece tudo, desde o acesso off-line até o suporte de terceiros. Ainda é uma suíte de escritório fácil de usar que funciona em todos os lugares com excelentes recursos de colaboração em tempo real.
Ativar o acesso off-line
O Documentos Google pode trabalhar off-line. Isso permite criar novos documentos, continuar trabalhando nos documentos atuais e até mesmo visualizar seus documentos enquanto você não tem uma conexão com a Internet. Quando você se conectar à Internet novamente, suas alterações serão sincronizadas on-line.
Esse recurso requer o Google Chrome, por isso funciona no Windows, Linux, Mac OS X e Chromebooks. Para configurá-lo, abra o site do Google Drive, clique no botão de roda dentada no canto superior direito do site e clique em Configurações. No painel Geral, verifique se a opção “Sincronizar seu trabalho com este computador para que você possa editar off-line” está ativada e clique em Concluído. Para usar o Google Docs enquanto estiver off-line, basta retornar ao site do Google Drive no Chrome quando você não tiver uma conexão com a Internet.
Colabore em tempo real
O Google Docs tem melhores recursos de colaboração do que a versão para desktop do Microsoft Office. Você pode colaborar em tempo real e todos com acesso ao documento poderão editá-lo de uma só vez. Você verá os cursores de outras pessoas no documento e poderá assisti-los digitando em tempo real.
Clique em Arquivo> Compartilhar para começar a compartilhar o documento. Você pode convidar pessoas individuais por seus endereços de e-mail ou permitir que qualquer pessoa com um link especial para o documento as edite.
Compartilhar não é apenas sobre edição - o recurso Compartilhar permite compartilhar um documento com uma ou mais pessoas para visualizá-las. Eles sempre terão a cópia mais recente, então isso pode ser mais conveniente do que enviar um arquivo por e-mail. Você também pode dar às pessoas a capacidade de deixar comentários em um documento para que você possa obter sua contribuição sem permitir que eles modifiquem seu documento.
Publicar um documento
O Documentos Google permite que você publique rapidamente um documento on-line. Basta clicar em Arquivo> Publicar na Web e clicar no botão Iniciar publicação. Você receberá um link público para o documento em formato publicado, para compartilhá-lo com outras pessoas e elas poderão visualizá-lo. Você não precisa hospedar o documento em seus próprios servidores em algum lugar.
Esse recurso é separado do recurso de compartilhamento. Quando um documento é publicado, qualquer pessoa com o link pode visualizá-lo. Quando é partilhada, só pode ser partilhada com um punhado de pessoas. Quando as pessoas acessam um documento compartilhado, elas visualizam o editor do Google Docs. Quando acessarem um documento publicado, eles verão o documento como uma página da web típica.
Ir para o próximo erro de digitação / erro de digitação anterior
Para uma rápida correção de erros, use o atalho de teclado Ctrl + ‘para ir para o próximo erro de digitação no documento atual e Ctrl +; para ir para o erro anterior. Isso permite que você corrija rapidamente os erros de digitação sem percorrer o documento atual e procurar por aqueles sublinhados vermelhos.
O Google Docs também ganhou recentemente um recurso de Verificação Ortográfica que permite que você examine rapidamente os problemas em um documento atual, um recurso que faltava há muito tempo - basta clicar em Ferramentas> Verificação ortográfica para usá-lo.
Pesquisar e inserir links
O Google Docs incorpora o poder da pesquisa do Google para ajudar você a inserir links facilmente em seu documento atual. Em vez de abrir uma nova guia do navegador e procurar uma página que você deseja vincular, você pode pesquisar diretamente na caixa de diálogo do link. Para fazer isso, clique na opção Inserir> Link. Digite uma pesquisa na caixa de diálogo e o Google exibirá as páginas que correspondem à sua pesquisa. Clique em uma para criar um link para o endereço selecionado.
Configurar seus estilos de texto
Em vez de formatar manualmente todo o texto do documento, você deve formatar o texto usando estilos. Isso significa que, em vez de definir todos os seus títulos para um determinado tamanho de fonte e texto em negrito, basta clicar na caixa de estilo e defini-los como "Título 1".
Você também pode editar facilmente as configurações de fonte usadas para diferentes estilos. Primeiro, formate algum texto para usar o tipo de formatação que você deseja usar para um estilo. Selecione esse texto, clique na caixa de estilo na parte superior da tela e clique na seta à direita do estilo que você deseja modificar. Clique na opção "Atualizar o" nome do estilo "para corresponder" e esse estilo agora usará o tipo de formatação selecionado.
Para salvar esses estilos personalizados e usá-los em outros documentos, clique no menu Opções na parte inferior da lista e selecione "Salvar como estilos padrão".
Gerenciar seu dicionário pessoal
Se o Google Docs achar que uma palavra é um erro de digitação, mas você sabe que está correta, pode clicar com o botão direito do mouse na palavra sublinhada e selecionar Adicionar ao dicionário pessoal. Você pode então clicar em Ferramentas> Dicionário Pessoal e editar a lista de palavras em seu dicionário pessoal. Se você acidentalmente adicionar uma palavra incorreta a essa lista, precisará removê-la antes que o Google avise sobre ela novamente.
Essa opção é um recurso recente. Anteriormente, o Google Docs não permitia que você removesse palavras adicionadas a essa lista. Você pode dar uma olhada na lista e garantir que você não tenha adicionado acidentalmente palavras incorretas à lista no passado.
Copiar e colar com a área de transferência da Web
O Google Docs tem um recurso de área de transferência da Web que ele compartilha no Documentos, Planilhas e Apresentações Google. Esta área de transferência está associada à sua conta do Google, portanto, ela seguirá você em todos os computadores que você usa. Ao contrário da área de transferência do seu sistema operacional padrão, a área de transferência da web pode conter vários itens. A área de transferência suporta, texto, imagens, desenhos e outros bits de dados de documentos do Google.
Para usar esse recurso, selecione algum texto, clique em Editar, use o menu da área de transferência da Web. Essa é a melhor maneira de copiar alguns tipos de dados, como desenhos, entre diferentes tipos de documentos do Google. Os itens salvos na sua área de transferência da web serão limpos após 30 dias se você não interagir com eles.
Use a ferramenta de pesquisa
O Google Docs contém uma barra lateral projetada para pesquisa - abra-a clicando em Ferramentas> Pesquisa. Essa barra lateral permite pesquisar imagens, cotações e resultados da Web para que você possa inseri-los facilmente em um documento. Também facilita a busca de estudos acadêmicos e a inserção rápida de notas de rodapé ou citações apropriadas para os formatos de citações MLA, APA ou Chicago. Você também pode inserir citações rapidamente nos resultados da web - pode ser uma maneira fácil de criar uma bibliografia para um jornal da escola.
Instalar complementos
Os complementos são um recurso relativamente novo. Estes são pedaços de software de terceiros feitos com o Script do Google Apps. Você pode instalá-los clicando em Ferramentas> Gerenciar Complementos. Eles podem então ser usados no menu Complementos.
Por exemplo, você pode instalar um complemento do Tesauro que permite selecionar qualquer palavra e clicar em Complementos> Dicionário de sinônimos> Localizar sinônimos para a palavra selecionada para visualizar sinônimos durante a gravação de um documento. Outros add-ons incluem um criador de bibliografia fácil, ferramenta de diagramação e gerador de índice.
O Google Docs também tem mais truques na manga. O menu Arquivo> Download como é particularmente útil, permitindo que você baixe seu documento em vários formatos diferentes. Você pode baixá-lo como um documento PDF ou Microsoft Office se precisar enviar ou enviar o documento por e-mail em um formato de arquivo específico.
