Anteriormente, abordamos formas de assinar documentos eletronicamente sem imprimi-los e digitalizá-los. Com este processo, você pode assinar digitalmente um documento e enviá-lo por fax para uma empresa - tudo no seu computador e sem qualquer impressão necessária.
Como funcionam as máquinas de fax (e por que são tão inconvenientes)
Isto não é tão fácil como deveria ser. Todas as máquinas de fax estão conectadas às linhas telefônicas antigas. Quando você usa um aparelho de fax padrão, esse aparelho de fax faz uma chamada telefônica ao número especificado. O aparelho de fax no número de destino responde e o documento é transmitido por uma chamada telefônica.
Este processo foi inventado antes da Internet e parece ridiculamente arcaico neste momento. Para executar um fax, uma pessoa pode digitar um documento, imprimi-lo e digitalizá-lo no aparelho de fax que o envia pela linha telefônica. A pessoa que recebe o fax pode, então, digitalizar o documento enviado por fax e transformá-lo em um arquivo digital. Eles completaram um ciclo: o documento foi enviado de um computador para outro computador com muito trabalho adicional e perda de qualidade de imagem.
Idealmente, você poderia enviar um documento por e-mail ou um método on-line mais seguro. Muitas empresas consideram o fax um método seguro de transmissão de documentos, mas na verdade não é - se alguém estivesse bisbilhotando na linha telefônica, poderia facilmente interceptar todos os documentos enviados por fax.
Não há como se conectar a um aparelho de fax diretamente pela Internet, pois o aparelho de fax está conectado apenas a linhas telefônicas. Para realizar um fax on-line, precisaremos de algum tipo de gateway que aceite documentos pela Internet e transmita o documento para um aparelho de fax. É aí que entram os serviços abaixo. Dê-lhes um documento e eles farão o trabalho chato de discar o aparelho de fax e enviar o documento pela linha telefônica.
Você poderia fax com apenas o seu computador, mas …
Você poderia pular os serviços abaixo, é claro. O Microsoft Windows ainda contém um aplicativo de Fax e Digitalização que permite enviar faxes. O problema é que você precisa que seu computador esteja conectado à linha telefônica. Sim, isso significa que você precisa de um modem de fax dial-up. Você também precisa de uma conexão telefônica fixa e precisa dizer às pessoas para não usar o telefone quando estiver enviando faxes, como nos dias antigos da Internet discada. Claro, se você estivesse enviando um fax muito, você poderia pagar por uma linha telefônica de fax dedicada - isso pode até ser necessário se você estivesse recebendo muitos faxes.
Isso obviamente não é ideal. Claro, se você precisar enviar alguns faxes, vá em frente e compre um fax ou modem e conecte-o ao seu telefone fixo. Mas você provavelmente não precisa enviar e receber faxes com frequência. Você só precisa enviar um fax ocasional sempre que encontrar uma organização presa no passado.
Digitalize o documento ou use um arquivo digital existente
O processo básico é simples. Primeiro, você precisará digitalizar o documento que deseja enviar por fax, como se fosse enviar o documento por e-mail. Se você não tiver um scanner por aí, tente digitalizá-lo com seu smartphone. Se o documento já é um arquivo no seu computador, parabéns, você não precisa digitalizar nada.
Com o documento agora em formato digital, você pode enviá-lo para um serviço que fará o trabalho chato de fax para você.
Enviar faxes online, grátis
Há tantos serviços de fax on-line por aí que é difícil tomar uma decisão informada sobre qual deles escolher. A primeira coisa a considerar é o tipo de usuário que você é, com que frequência você enviará fax e quais recursos serão necessários.
Usuário avançado: Fax RingCentral
Se você vai estar enviando faxes sensíveis o tempo todo, ou você trabalha para uma empresa e está tentando escolher um serviço, o RingCentral Fax, que é parcialmente de propriedade da Cisco e da AT & T, é provavelmente a melhor escolha para suas necessidades, especialmente porque eles têm muitos recursos de segurança e suporte para vários usuários com linhas de fax separadas.
Ele tem todos os recursos que você pode imaginar, incluindo integrações com o Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e você pode até obter um número gratuito. Ele também tem muitos recursos de segurança que seriam úteis para empresas ou pessoas que estão transmitindo informações seguras.
Claro, se você quer apenas enviar alguns faxes, você pode se inscrever para um dos seus planos baratos que começam abaixo de US $ 13 por mês … e, em seguida, basta cancelar depois de um mês ou dois.
Usuário Ocasional
Se você precisar enviar um fax ocasional, recomendamos o MyFax, que permite enviar até 10 páginas gratuitas sem ter que pagar. Isso não parece muito, mas são mais páginas por mês do que a maioria das pessoas precisa enviar por fax por ano. Se você precisar enviar mais páginas por mês, poderá fazer upgrade para um plano regular.
Recebendo faxes
Se você precisar receber faxes, precisará se inscrever em um serviço pago. O serviço precisará estabelecer um número de telefone dedicado para sua linha de fax, e isso custa dinheiro. RingCentral, MyFax e muitos outros serviços farão isso se você pagar.
Felizmente, você deve pelo menos conseguir uma avaliação gratuita - o RingCentral oferece 30 dias de recebimento gratuito de fax, por exemplo.
Existem muitos serviços de fax para usar, e se você só precisa enviar um fax ocasional, você pode fazer isso de graça, mas se você quiser receber um fax, você precisará se inscrever para uma conta de teste.. Você sempre pode cancelar se quiser.
