Muitas vezes enviamos vários documentos usando Microsoft Outlook. Agora torne sua comunicação mais eficiente com documentos com um complemento para o Outlook, DocSend'. O DocSend for Outlook torna os documentos um canal mais efetivo e significativo para a comunicação. Depois de instalá-lo, você poderá acessar seus arquivos e criar links do DocSend facilmente quando precisar, ou seja, quando enviar um e-mail. No entanto, há mais no DocSend para Outlook do que apenas enviar documentos e anexos. Leia para saber sobre este novo suplemento para o Microsoft Outlook.
DocSend for Outlook
Vamos começar com o básico. DocSend não é um novo aplicativo; está aqui há algum tempo. No entanto, DocSend como um add-in para o Outlook é uma coisa nova. É originalmente uma ferramenta analítica para documentos; especialmente para aqueles que você envia através de e-mails. Muitas vezes nos perguntamos quando enviamos um documento por email; se a pessoa viu o documento ou não. Além disso; Para documentos confidenciais, nos preocupamos ainda mais se o destinatário do documento o tiver encaminhado. Com a ajuda do DocSend, você pode saber o que acontece com o seu documento. De saber quando a pessoa abriu, quantas vezes, se foi baixado ou não e se foi encaminhado para alguém; você pode acompanhar tudo usando o DocSend.
Agora, esta ferramenta está disponível para o Outlook Mail. DocSend for Outlook faz o mesmo trabalho quando usado como um suplemento para o Outlook Mail. Ele vincula sua conta do DocSend ao Outlook Mail para facilitar a comunicação do documento.
Para obter o DocSend para Outlook, tudo que você tem a fazer é visitar sua home page para baixá-lo gratuitamente. É um aplicativo da Web, que é aberto no seu navegador. Basta inscrever-se com a ferramenta.
Inside DocSend for Outlook
Agora, pouco mais sobre a ferramenta DocSend. Depois de entrar no DocSend, você pode ver o seguinte painel.
O DocSend funciona como qualquer outra ferramenta de compartilhamento de documentos. Ele cria links para cada documento que você está compartilhando com seus contatos. Você pode até criar links diferentes para um único documento para manter o controle do seu documento. Toda vez que seu destinatário clicar no link, você receberá as estatísticas sobre o documento. Por exemplo, o Visite Estatísticas é mostrado na imagem a seguir:
Como usar o DocSend for Outlook
Como já entendemos como o DocSend funciona, agora vamos ver como o DocSend funciona para o Outlook Mail.
Quando você se inscreveu no DocSend, pode ver o add-in no seu Outlook Mail. Clique em New mail e olhe para a parte inferior direita da janela de email recém-aberta. Procure o seguinte ícone em azul.
- Permitir (ou não permitir) visualização anônima
- Permitir (ou não permitir) o download
- Definir (ou não) data de expiração
- Proteger por senha (ou não definir uma senha para o documento)
Cada uma das quatro guias tem os botões Ativar e Desativar à direita. Dessa forma, você pode decidir (e controlar) o que o destinatário pode fazer com o documento. Por exemplo, se você selecionar "Desativado" para "Permitir download", o destinatário só poderá visualizar o documento, mas não poderá fazer o download no computador dele. Da mesma forma, você também pode definir uma data de expiração para o documento, tornando a opção "Definir data de expiração" como "Ativada".
Se o seu documento não está protegido por senha, não se preocupe! Agora você pode definir uma senha usando o DocSend for Outlook. Simplesmente, clique no botão Ativar / Desativar na frente de "Proteção por senha" e você poderá inserir a senha ali mesmo.
Conclusão
Achamos que o DocSend for Outlook é uma boa ferramenta para gerenciar os documentos. A maioria dos problemas relacionados a documentos, como enviá-los, protegê-los usando senhas e gerenciar a lista de destinatários, pode ser bem tratada com o DocSend for Outlook. Você pode ler o blog no DocSend for Outlook no Blog do DocSend.
Deixe-nos saber sua opinião sobre esta ferramenta.
