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O e-mail pode facilitar a comunicação, mas também pode reduzir seu tempo. Aprenda como processar e-mails recebidos e escrever e-mails enviados para economizar tempo.
De acordo com uma pesquisa de 2005, entrevistas com funcionários revelaram que o tempo desperdiçado no e-mail fez com que uma empresa com 10 mil funcionários perdesse US $ 152 milhões em salários por ano.
E-mail claramente tem suas desvantagens. E-mails pouco claros distraem os funcionários de tarefas importantes relacionadas ao trabalho, canais de comunicação na nuvem e geralmente criam trabalho extra. Evite as armadilhas do e-mail seguindo as sugestões abaixo.
Como o e-mail recebido pode desperdiçar seu tempo
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Existem muitos tipos de mensagens de e-mail que podem desperdiçar seu tempo. Aqueles que:
- Poderia ser reduzido de várias mensagens e condensado em um abrangente
- Não se relacione diretamente com você
- Relacionar-se com você, mas não de forma direta, o que deixa você inseguro sobre como ou se deve responder (e consome tempo)
- Não direcione você para tomar alguma ação (o que é improdutivo)
- Distraia e / ou incentive você a perder tempo na Web
- Não são adequados para o e-mail e fazem mais sentido por meio de um canal de comunicação dinâmico, como uma reunião de negócios ou algum formato mais adequado ao conteúdo (como um documento independente rico em informações)
Como processar emails recebidos com eficiência
Para ler e processar os e-mails com eficiência, você precisa se concentrar em duas coisas - descobrir a mensagem do e-mail (ou falta de) e decidir qual ação tomar em resposta.
Etapa 1: descubra a mensagem (ou a falta de)
Sempre que você ler um novo e-mail, leve o menor tempo possível para descobrir:
- Se o orador está se dirigindo diretamente ou indiretamente
- Se o orador lhe disse o que eles esperam de você
- Se isso é feito de maneira clara
- Se a mensagem geral é relevante para você
- Se a mensagem geral parece apropriada, dado o contexto de seu relacionamento com o remetente (ou falta de, se eles estão tentando iniciar um relacionamento comercial, por exemplo)
Isso ajudará você a determinar qual é a mensagem do email e como deseja responder. Isto é, se você pretende responder em primeiro lugar.
É especialmente importante observar se o palestrante está fazendo uma ou mais coisas que podem atrai-lo a desperdiçar um tempo precioso, como:
- Não sendo claro sobre o que eles estão tentando dizer
- Usar a linguagem de maneira confusa ou eufemística para evitar falar em termos concretos (por exemplo, “Acho que precisamos ter um coração a coração em algum momento” versus “Você pode me ligar esta semana para falarmos ao telefone sobre algo importante? ")
- Rambling ou saindo do tópico
- Incluindo informações que não são da sua conta, inadequadas, ofensivas ou incoerentes
- Cc ou ccc em mensagens que não são relevantes para você
- Repetir a mesma mensagem por vários e-mails ou repetir o que já foi abordado em comunicações anteriores, além do e-mail
- Escrever sobre algo que você já discutiu e resolveu - de uma maneira esquecida ou descuidada
Nestes tipos de situações, tenha um cuidado especial para responder de forma eficaz, minimizando o tempo gasto na comunicação. Porque é fácil deixar os cenários de e-mail ambíguos acima drenarem seu tempo.
Etapa 2: Decida qual ação tomar
Depois de saber sobre a mensagem, descubra a maneira mais produtiva de responder. Aqui estão algumas respostas típicas:
- Mudando a conversa para um melhor meio de comunicação, como telefone e teleconferência
- Respondendo a uma pergunta recorrente feita por várias pessoas, não por e-mail, mas por meio de um meio mais rico em informações que pode ser compartilhado, como um Documento Google
- Não está respondendo a mensagens que não deixam claro o que o palestrante espera de você (mesmo que pareça um pouco descortês)
- Abordar mensagens pouco claras com perguntas concretas diretas e breves, como “Quando você gostaria de ter o relatório concluído?” Ou “Como você gostaria que eu contribuísse para este projeto?”
- Pegar o telefone e ligar para a pessoa a qualquer momento começa a ocorrer um drama ou comunicação - desenhá-lo por e-mail só levará mais tempo e poderá intensificar o conflito.
Etapa 3: volte para a tarefa
Mais importante, depois de responder a um email (que pode consistir em não responder e, em vez disso, excluir a mensagem), você precisa voltar à tarefa. Vá para o próximo e-mail que está aguardando na sua caixa de entrada ou alterne as marchas e volte a trabalhar, em vez de responder às solicitações de outras pessoas.
Como enviar e-mail pode desperdiçar seu tempo
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Além disso, existem muitos tipos de mensagens de email você envia Isso pode desperdiçar seu tempo. Aqueles que:
- São desnecessariamente colocados em várias mensagens, cada uma das quais leva tempo e pensamento para adaptar, em vez de uma abrangente
- Não se relacione diretamente com o destinatário, o que é um desperdício de esforço da sua parte
- Não são claras o suficiente e geram longas conversas por e-mail e / ou mal-entendidos ou nenhuma ação produtiva (o que significa que você terá que gastar tempo para iniciar a conversa novamente mais tarde)
- Não direcione o destinatário a tomar alguma ação, o que é improdutivo
- Distrair e incentivar o destinatário a perder tempo na Web - o que significa que incentiva o mesmo de você
- Não é adequado para o formato de e-mail, mas é melhor comunicado por meio de conversas em tempo real ou por meio de um documento instrutivo ou rico em informações, como manual, artigo de blog, página de perguntas frequentes, relatório da empresa ou apresentação do PowerPoint.
Como enviar e-mail com eficiência
Para escrever e-mails que não desperdiçam seu tempo a longo prazo (sem mencionar o tempo do seu destinatário), você precisa se concentrar em cinco coisas: comunicar uma mensagem clara, solicitar que o destinatário execute etapas práticas, usar boa estrutura, editar antes de você apertar enviar e acompanhar de forma eficaz.
Etapa 1: fique claro em sua mensagem
Antes mesmo de esboçar um email, você precisa ficar bem claro na mensagem. Determinar:
- O que você quer comunicar?
- Por que você quer se comunicar
- Qual ação você quer que seu destinatário faça
- Como você pode persuadi-los a realizar essa ação?
Aqui estão alguns motivos comuns para enviar email:
- Para lembrar alguém de um prazo
- Para dar instruções escritas a alguém sobre uma tarefa
- Para fazer uma pergunta rápida que pode ser respondida adequadamente através da escrita
- Para responder uma pergunta rápida que pode ser respondida adequadamente através da escrita
- Para transmitir informações sensíveis ao tempo
- Para oferecer datas disponíveis para agendar uma reunião
- Para acompanhar após uma reunião e mostrar apreço
Em todos esses exemplos, com exceção do último, você quer que seu destinatário realize alguma ação (mesmo que isso esteja apenas respondendo a você).
Às vezes, a ação não parece uma ação. Talvez você queira:
- Passe uma dica para seu colega de trabalho
- Deixe seus amigos saberem que você pousou com segurança em seu destino de viagem
- Faça uma breve atualização sobre como você está indo em seu novo destino e como você pode ser alcançado nas próximas semanas
Em cada uma dessas situações, você não está dizendo ao seu destinatário para realizar uma determinada ação. No entanto, está implícito que não se espera que eles tomem nenhuma ação, contanto que você forneça o fechamento correto do email ou, pelo menos, assine o seu nome. Eles entendem que a comunicação pode facilmente terminar com seu email; que eles não precisam responder.
Etapa 2: Solicite ao seu destinatário etapas práticas
Para escrever e-mails efetivos que economizam seu tempo, você precisa torná-los acionáveis. E você precisa ter certeza de que seu destinatário está claro sobre qual ação é esperada deles.
Se você não está apontando para isso, mas está tentando explicar sua história de vida ou explicar por que você está esperando pelo próximo modelo do iPhone, em vez de obter o mais recente, você pode esquecer de economizar tempo, pois muito pensamento e tempo.
Concentre-se no seguinte ao tornar o email acionável:
- Definindo prazos
- Delineando planos de contingência
- Oferecer opções em potencial para o próximo curso de ação (por exemplo, vezes que você está disponível para uma reunião em pessoa, locais em que você está disponível para atender)
- Fornecer uma opinião quando solicitado por um
- Fazer uma solicitação adequada para a escrita e é realmente mais conveniente do que usar outro modo de comunicação
- Fornecer um conjunto de instruções para uma tarefa que o destinatário concordou em realizar
Seja proativo e assertivo ao delinear etapas práticas. Evite fazer perguntas abertas, a menos que não haja outra opção. Porque as perguntas abertas são o oposto do conteúdo acionável.
aqui estão alguns exemplos:
- Em vez de pedir ao seu destinatário que lhe forneça a programação (e desperdiçar um e-mail durante o processo), comece enviando-lhe os horários disponíveis para a reunião.
- Em vez de perguntar ao seu destinatário o que ele pensa sobre uma determinada decisão de negócios, defina a decisão em potencial e solicite feedback de construção; Dessa forma, eles não precisarão criar algo por conta própria e terão algo com o qual trabalhar
Você mantém o email acionável fornecendo instruções claras ao leitor e mantendo o conteúdo acionável em vez de ilimitado.
Mais importante, você precisa ter certeza de que qualquer ação que você espera do seu leitor é claramente comunicada. Suponha que eles saibam que você deseja marcar uma reunião nesta semana apenas para oferecer seus horários disponíveis. Não presuma que eles sabem a qual tarefa de emprego seu conjunto de instruções se aplica. Diga de forma explícita e gentilmente que eles saibam o que você quer que eles façam.
Etapa 3: criar uma boa estrutura
Uma que você tenha sua mensagem claramente definida e a tenha tornado acionável, é hora de organizá-la de maneira a transmitir essa clareza e suas solicitações acionáveis.
Parágrafos: Uma regra geral a seguir é manter os parágrafos com menos de cinco sentenças. Não é apenas difícil focar em parágrafos longos durante a leitura na Web, mas parágrafos desajeitados dão ao destinatário a oportunidade de perder o foco e talvez perder os pontos mais importantes. Isso leva a respostas desleixadas ou redundantes, que obscurecem o canal de comunicação.
Frases: Use a voz ativa ao escrever frases. Mantenha frases curtas e diretas. Evite entrar em tangentes ou explicar desnecessariamente seu raciocínio ou sentimentos sobre as coisas. Em vez disso, atenha-se aos fatos e à ação que você solicita ao destinatário.
Palavras: Tente não usar palavras grandes ou gírias, a menos que você saiba que seu público as entenderá. Evite piadas e referências culturais que possam ser mal compreendidas, porque qualquer coisa que possa ser facilmente mal interpretada é uma barreira potencial para uma comunicação eficaz.
Evite palavras extras e frases qualificadoras. "Dada a situação atual em que isso está acontecendo atualmente, acho que pode ser sábio para …" é uma declaração de qualificação que não só desperdiça palavras e tempo, mas distrai a mensagem real.Em vez disso, apenas declare sua recomendação sem precisar qualificá-la.
Outro exemplo: "Eu queria saber se eu poderia perguntar a você …" Corte essa frase e simplesmente faça a pergunta. Isso também aumentará sua confiança, porque você não procurará inconscientemente a permissão para se comunicar de forma proativa.
Pontuação: Mantenha a pontuação simples. As palavras e frases de qualificação só são eficientes quando usadas para estabelecer uma cortesia ao iniciar a comunicação com alguém com quem você gostaria de ter um relacionamento comercial ou pessoal. Nesses casos, você não necessariamente quer ser próximo, mas use frases educadas para demonstrar respeito pelo tempo deles.
Minimize o uso de vírgulas - isso naturalmente ajuda a manter as frases curtas. Evite falar com inspiração de texto preguiçoso, com o uso excessivo de pontos e pontos consecutivos. Em vez disso, pontue suas frases com o inglês adequado e utilize as contrações quando fizer sentido, porque elas melhoram o fluxo de leitura.
Além disso, considere pontuações de listas com marcadores e usando uma linha de traços para dividir seções principais (que podem incluir um ou mais parágrafos).
Etapa 4: editar antes de enviar
Antes de enviar um e-mail, leve 1-2 minutos para ler em voz alta. Isso ajudará você a perceber erros ou perceberá partes estranhas que normalmente não seriam feitas pessoalmente. Tire as palavras extras e simplifique a pontuação. Faça listas e reduza seus parágrafos.
Quando você puder responder às seguintes perguntas com um "sim", estará pronto para clicar em "enviar":
- A mensagem está clara?
- As expectativas são acionáveis e claramente declaradas?
- Meu destinatário poderá receber minha mensagem com sucesso? Sucesso significa que eles sabem qual resposta é esperada deles.
- Se as funções fossem invertidas, eu conseguiria receber essa mensagem com sucesso?
Passo 5: Acompanhamento Efetivo
Além disso, seja proativo ao acompanhar seus e-mails. Se alguém não responder a uma solicitação direta, não perca tempo imaginando o que aconteceu. Em vez disso, envie um email de acompanhamento educado, mas direto, para fazer o check-in. Aplique os princípios listados acima. E não perca muito tempo tentando obter uma resposta; Se o destinatário não estiver se comunicando com você, saiba quando deve seguir em frente ou abordá-lo pessoalmente.
Use o email para economizar tempo
O e-mail pode poupar muito tempo se você souber usá-lo com eficiência. E isso vale para o envio e recebimento de mensagens.
E-mail é melhor usado para entregar mensagens acionáveis que são adequadamente comunicadas por escrito. Se você aproveitar os benefícios do e-mail e evitar as muitas armadilhas que desperdiçam tempo, ele serve como ferramenta poderosa.
