O Microsoft Office é um dos pacotes de produtividade mais populares disponíveis atualmente. Um recurso menos conhecido de seus documentos é que sempre que você cria, abre ou salva um documento no Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, o documento armazena informações adicionais, conhecidas como Metadados, sem sua informação. Essas informações devem ser usadas por vários motivos, como aprimoramento da edição, exibição, arquivamento e recuperação de documentos do Office.
Gerenciamento de metadados de documentos do Office
Aqui está uma lista de metadados que podem ser armazenados em seus documentos:
- Seu nome
- Suas iniciais
- Sua empresa ou nome da organização
- O nome do seu computador
- O nome do servidor de rede ou do disco rígido onde você salvou o documento
- Revisões de documentos
- Versões de documentos
- Os nomes dos autores de documentos anteriores
- Informações do modelo
- Texto oculto ou células
- Vistas personalizadas
- Outras propriedades de arquivo e informações resumidas
- Porções não visíveis de objetos OLE incorporados
- Comentários
A maioria desses metadados está prontamente acessível e tudo o que você precisa fazer é abrir o programa do Office. Mas há outros metadados que só podem ser acessados quando você executa etapas especiais, como abrir um documento em um editor de arquivos binários de baixo nível.
Embora esses metadados do Office tenham seus usos, para aumentar o nível de segurança em seu ambiente de computação, proteger a identidade em documentos jurídicos ou por outros motivos, talvez você não queira salvar esses metadados ou, se estiver salvo, talvez queira removê-los. isto.
Para remover manualmente esses metadados, você teria que fazer isso, acessando as opções Ferramentas> Menu e Segurança ou Informações do usuário. Ou você pode ter que ir para Arquivo> Propriedades e abrir as guias Resumo, Estatísticas, Conteúdo e Personalizar. Mas isso é muito entediante.
Inspetor de documentos do Microsoft Office
O Office 2010 e os programas posteriores incluem um Inspetor de documentos que permite aos usuários ver facilmente os metadados dos documentos e removê-los. Isso facilitou as coisas. O Inspetor de Documentos oferece uma maneira fácil de examinar documentos para informações pessoais ou confidenciais, frases de texto ou outros conteúdos do documento. Para abrir o Inspetor de Documento, clique na guia BackstageButton> Info> Verificar Problemas> Inspecionar Documento.
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Limpador de metadados
Document Metadata Cleaner é um freeware que analisa documentos do Word, Excel e PowerPoint e remove informações de metadados ocultas e sensíveis do Word, Excel e PowerPoint, de forma fácil e rápida! Ele permite que você limpe um ou vários documentos de cada vez.
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Image - Metadata Cleaner 1
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Image - Metadata Cleaner 3
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Image - Metadata Cleaner 4
Você pode baixar Limpador de metadados Aqui.
Existe outra ferramenta chamada Extração de Metadados Tambéml que pode extrair automaticamente metadados relacionados à preservação de arquivos suportados e gerar esses metadados em um formato padrão (XML) para uso em atividades de preservação. Mas isso não exclui os metadados.
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