Gerenciamento de caixa de entrada e rótulos

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:54

Na lição de hoje, ajudaremos você a entender como categorizar melhor sua caixa de entrada e organizar suas mensagens com marcadores e algumas guias predefinidas, mas configuráveis.

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

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Gerenciamento de caixa de entrada e rótulos
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Use o Gmail como uma lista de tarefas
Múltiplas contas, atalhos de teclado e saída remota
Use sua conta do Gmail para acessar outras contas
Dicas de energia e Gmail Labs

Uma vez que sua conta do Gmail ganhe força e você começar a receber um monte de mensagens, você vai querer aprender a domar a torrente em fluxos mais gerenciáveis. Os filtros do Gmail permitem que você gerencie suas mensagens de e-mail recebidas, ajudando você a manter seus e-mails menos importantes fora de seu caminho e filtrados em um marcador. Antes de começar a aprender sobre os filtros na Lição 4, você precisará aprender a criar e rotular, o equivalente de pastas do Gmail, e é sobre isso que falaremos hoje.

Primeiro, vamos falar sobre a interface de guias automatizadas do Gmail, a Caixa prioritária e todas as configurações que elas contêm.

Categorizar automaticamente sua caixa de entrada usando guias configuráveis

O Gmail agora oferece categorias automáticas com guias para sua caixa de entrada. Esse recurso divide sua caixa de entrada em "Primário", "Social", "Promoções", "Atualizações" e "Fóruns". Se você participar de muitos serviços on-line, esse recurso pode ser útil.

Basicamente, mensagens recebidas para determinados tipos de sites ou de um conteúdo específico, podem ser coletadas em diferentes partes de sua caixa de entrada. Isso pode resultar em uma caixa de entrada menos confusa.

Escolha quais guias são visíveis na sua caixa de entrada

Essas guias são configuráveis, permitindo que você escolha as guias que deseja disponibilizar na sua caixa de entrada. Para alterar as guias que estão visíveis, clique no ícone de adição à direita das guias.

A caixa de diálogo “Selecionar guias para ativar” é exibida. Marque as caixas de seleção das guias que você deseja disponibilizar na sua caixa de entrada.

NOTA: Se você ocultar uma guia, as mensagens dessa categoria serão exibidas na guia "Principal". Além disso, o texto nas guias não pode ser alterado e você não pode adicionar guias personalizadas. Use rótulos personalizados (discutidos na próxima seção) para categorizar ainda mais suas mensagens.

Você também pode selecionar as guias a serem exibidas na sua caixa de entrada na guia "Caixa de entrada" na tela "Configurações", na seção "Categorias".

Organize suas mensagens usando estilos e configurações da caixa de entrada

Os estilos da Caixa de entrada permitem que você organize sua caixa de entrada do Gmail da maneira mais adequada para você. Você pode organizar sua Caixa de entrada usando as guias configuráveis, conforme mencionado anteriormente nesta lição, ou em seções como "Não lida", "Com estrela" e "Importante".

Alterar seu tipo de caixa de entrada

Para mudar para um estilo de caixa de entrada diferente, abra a tela "Configurações" e clique na guia "Caixa de entrada".

Na seção "Tipo de caixa de entrada", selecione o tipo de caixa de entrada que você deseja usar na lista suspensa.

Cada tipo de caixa de entrada tem suas próprias configurações. Depois de selecionar o “Tipo de caixa de entrada”, as configurações desse tipo serão exibidas abaixo da seleção “Tipo de caixa de entrada”. Faça as alterações nas configurações e clique em "Salvar alterações".

Você também pode alterar rapidamente algumas das configurações de estilo da caixa de entrada diretamente na sua caixa de entrada, clicando na seta para baixo localizada na extremidade direita de cada título da seção.

A Ajuda do Gmail fornece descrições dos tipos de caixa de entrada. Sinta-se à vontade para experimentar os diferentes estilos da caixa de entrada para ver o que funciona melhor para você. Você sempre pode voltar para o padrão se mudar de ideia.

Você também pode alterar rapidamente o estilo da sua caixa de entrada movendo o mouse sobre o rótulo "Caixa de entrada" e clicando na seta para baixo exibida. Selecione o estilo de caixa de entrada desejado no menu suspenso "Tipo de caixa de entrada". Observe que mover o mouse sobre cada estilo fornece uma breve descrição de cada tipo.

Organize e categorize suas mensagens usando rótulos

Apresentamos brevemente os rótulos na lição 1 desta série. Os rótulos permitem que você organize suas mensagens de e-mail em categorias. Eles são semelhantes às pastas, mas, ao contrário das pastas, você pode aplicar mais de um rótulo a uma única mensagem.

NOTA: O Gmail suporta no máximo 5.000 rótulos, incluindo submarcadores. Se você exceder esse limite, poderá descobrir que sua experiência no Gmail é mais lenta e pode haver erros. Remova as etiquetas que você talvez não esteja mais usando. A exclusão de marcadores não exclui mensagens.

Crie um novo rótulo

Você pode criar seus próprios rótulos personalizados para manter sua caixa de entrada organizada e até mesmo mover mensagens da caixa de entrada para suas etiquetas (agindo como pastas). Mostraremos como criar um rótulo aninhado em outro marcador, como uma subpasta em uma pasta.

Para criar um novo marcador personalizado que será a pasta principal, clique em "Mais" na lista de marcadores no lado esquerdo da tela principal do Gmail.

Quando a lista se expandir, clique no link "Criar novo marcador".

Digite um nome para o rótulo na caixa de edição “Insira um novo nome de rótulo” na caixa de diálogo “Novo rótulo”.Clique em "Criar" para concluir a criação do novo marcador.

NOTA: Como esse é o rótulo pai que conterá o rótulo secundário, não aninhamos esse rótulo.

Para criar um submarcador no rótulo pai que você acabou de criar, clique em "Criar novo marcador" novamente.

Na caixa de diálogo "Novo rótulo", insira o nome do rótulo secundário que você deseja criar na caixa de edição "Insira um novo nome do rótulo". Marque a caixa de seleção "Aninhar rótulo abaixo", selecione o rótulo pai que você acabou de criar na lista suspensa e clique em "Criar".

Você também pode criar um rótulo aninhado inserindo o rótulo pai, seguido por uma barra (/) e, em seguida, inserindo o nome do rótulo aninhado - tudo na caixa de edição “… novo nome do rótulo”. Por exemplo, podemos inserir "Pessoal / amigos" na caixa de edição e não marcar a caixa de seleção "Aninhar rótulo abaixo".

NOTA: O rótulo pai já deve existir para criar um rótulo aninhado sob ele. Você não pode criar os dois rótulos ao mesmo tempo. Em nosso exemplo, devemos criar primeiro o rótulo "Pessoal" antes de criar o rótulo "Amigos" aninhado.

O rótulo aninhado se parece com o exemplo a seguir.

O novo rótulo pai, com seu rótulo aninhado, também é adicionado à lista de rótulos disponíveis no botão de ação "Marcadores", bem como à lista de marcadores disponíveis no botão de ação "Mover para".

Aplicar rótulos às mensagens

Existem duas maneiras de aplicar rótulos às mensagens. Você pode aplicar marcadores a mensagens enquanto deixa as mensagens na sua caixa de entrada. Você também pode mover mensagens para marcadores, da mesma forma que as moveria para pastas. Nós mostraremos os dois métodos.

Aplicar rótulos às mensagens ao deixá-las na sua caixa de entrada.

Esse método permite aplicar facilmente vários rótulos a uma única mensagem.

Para aplicar um marcador a uma mensagem enquanto mantém a mensagem na sua caixa de entrada, marque a caixa de seleção à esquerda da mensagem para selecioná-la (ou abra a mensagem). Em seguida, clique no botão de ação "Marcadores" e selecione um ou mais marcadores no menu suspenso.

Lembre-se, você pode aplicar mais de um rótulo a uma mensagem. O menu "Marcadores" não desaparece depois que você seleciona seus marcadores, para que você possa selecionar vários marcadores de uma só vez.

Para aplicar os rótulos selecionados às mensagens, clique em "Aplicar" na parte inferior do menu.

Os rótulos são exibidos à esquerda da linha de assunto da mensagem.

Se você tiver uma longa lista de marcadores, poderá começar a digitar o nome de um marcador depois de clicar no botão de ação "Marcadores" para encontrar o marcador na lista.

Aplicar um rótulo a uma mensagem e removê-la da sua caixa de entrada

Para aplicar um marcador a uma mensagem e mover a mensagem para fora da sua caixa de entrada ao mesmo tempo, arraste a mensagem para o marcador desejado na lista à esquerda. Conforme você move o mouse sobre a lista, ela se expande para exibir rótulos que podem estar ocultos no momento.

Observe que você pode usar esse método para identificar mensagens como spam, além de usar o botão de ação "Denunciar spam". Basta arrastar as mensagens ofensivas para o rótulo "Spam".

Mover uma mensagem para o rótulo "Lixeira" exclui a mensagem. Isso é o mesmo que selecionar uma mensagem ou abri-la e clicar no botão de ação “Excluir”.

Abra um rótulo

Abrir um rótulo é como abrir uma pasta. Todas as mensagens associadas a esse rótulo são listadas. Para abrir um marcador, clique no marcador desejado na lista de marcadores no lado esquerdo da tela principal do Gmail. Se o rótulo desejado não estiver visível, clique em "Mais" para acessar a lista completa.

Todas as mensagens associadas a esse rótulo são exibidas. Observe o termo de pesquisa na caixa "Pesquisar". O Gmail preenche automaticamente a caixa "Pesquisar" com o filtro apropriado para exibir as mensagens selecionadas. Vamos discutir os filtros mais adiante nesta lição.

Observe que se você aplicar um rótulo a uma mensagem sem mover a mensagem para esse rótulo (e sair da caixa de entrada) e abrir o rótulo, o rótulo "Caixa de entrada" será exibido na mensagem, indicando que a mensagem ainda está na caixa de entrada.

Para voltar à sua caixa de entrada, clique no marcador "Caixa de entrada" na lista à esquerda.

Se você quiser mover a mensagem de volta para sua caixa de entrada, basta abrir a pasta de etiquetas para acessar a mensagem e arrastar a mensagem de volta para a caixa de entrada. Observe que a mensagem ainda tem o rótulo aplicado a ela.

Remover um rótulo de uma mensagem

Se você decidir que não deseja um marcador específico associado a uma mensagem, poderá removê-lo facilmente.

Para fazer isso, selecione a mensagem usando a caixa de seleção à esquerda da mensagem ou abra a mensagem. Clique no botão de ação "Marcadores", desmarque o marcador no menu suspenso que você deseja remover da mensagem e clique em "Aplicar".

NOTA: Você pode remover vários marcadores de uma mensagem de uma só vez. Basta selecionar todos os rótulos que você deseja remover no menu suspenso "Marcadores" antes de clicar em "Aplicar".

Alterar a cor de um rótulo

Você pode atribuir cores às suas etiquetas para poder identificá-las facilmente na sua caixa de entrada. Por padrão, todas as etiquetas são coloridas com um fundo cinza claro e texto cinza escuro. O rótulo “Pessoal / amigos” na imagem abaixo usa a cor padrão. As outras etiquetas, “HTG School” e “Admin”, têm outras cores aplicadas a elas.

Para alterar a cor em um rótulo, mova o mouse sobre o rótulo desejado.Clique na seta para baixo à direita do marcador para acessar o menu suspenso.

Mova o mouse sobre a opção "Label color" e selecione uma combinação de texto e cor clicando nela.

Você também pode usar a opção "Remover cor" para remover a cor do rótulo e reverter para o padrão.

Se você não quiser nenhuma das combinações exibidas, poderá selecionar uma combinação personalizada clicando em "Adicionar cor personalizada". Selecione uma “Cor de fundo” e uma “Cor do texto” na caixa de diálogo “Adicionar cor personalizada” exibida.

Visualize a combinação selecionada onde está escrito "Preview Label Color".

Configurar acesso com um clique aos rótulos padrão e personalizados do Gmail

Você pode facilmente criar acesso com um clique aos rótulos.

Para fazer isso, abra um rótulo, conforme discutimos anteriormente nesta lição, e arraste o favicon da página da barra de endereço para a barra de ferramentas Marcadores. Agora, você pode clicar neste marcador para acessar todas as suas mensagens associadas a esse marcador.

Ocultar e mostrar etiquetas no Gmail

Se você tiver uma longa lista de marcadores no Gmail, talvez queira que alguns marcadores sejam exibidos com mais frequência enquanto você oculta o restante.

Ocultar um marcador

Para ocultar um marcador no Gmail, clique no marcador que você deseja ocultar na lista de marcadores no botão "Compor" e arraste-o para o link "Mais" abaixo da lista de marcadores visíveis.

NOTA: O link "Mais" se torna o link "Menos" conforme você move o rótulo para ele.

O rótulo é movido para que seja listado abaixo de "Categorias", exibido quando você clica em "Mais" para expandir a lista de marcadores. Se o link "Menos" estiver disponível, em vez do link "Mais", as "Categorias" poderão ser visualizadas simplesmente movendo o mouse sobre a lista de marcadores.

Faça um rótulo oculto visível

Para tornar um rótulo oculto visível, clique em "Mais" (se necessário) para exibir a seção "Categorias". Clique e arraste o rótulo desejado da seção "Categorias" para o rótulo "Caixa de entrada".

O rótulo é movido de volta para a lista principal de rótulos, em ordem alfabética.

Ocultar rótulos do Gmail do sistema predefinido, como Com estrela, E-mails enviados, Rascunhos, Spam ou Lixeira

Os marcadores pré-definidos do Gmail também podem estar ocultos. Para ocultar qualquer um desses marcadores, clique em "Mais" abaixo da lista de marcadores.

Clique em "Gerenciar marcadores" em "Categorias".

A tela de configurações "Etiquetas" é exibida.

Na seção "Rótulos do sistema", encontre o rótulo do sistema que você deseja ocultar e clique no link Ocultar na coluna "Exibir na lista de rótulos".

OBSERVAÇÃO: o rótulo não está completamente oculto, em vez disso, ele é movido sob o link "Mais".

Acesse as configurações de etiquetas na tela de configurações

A tela de configurações de “Etiquetas” também pode ser acessada usando o botão “Configurações”. Estaremos nos referindo a várias partes da tela Configurações ao longo desta série. O procedimento para acessar “Configurações” será sempre o mesmo.

Para acessar as ferramentas de filtro na tela "Configurações", clique no botão "Configurações" (engrenagem) no canto superior direito da janela principal do Gmail.

Em seguida, selecione "Configurações" no menu suspenso.

Quando estiver na tela "Configurações", você poderá acessar as configurações de "Rótulos", "Filtros", "Caixa de entrada", "Temas" e outras partes e recursos do Gmail.

Ocultar rótulos sem mensagens não lidas automaticamente no Gmail

Com a capacidade de ocultar rótulos e direcionar automaticamente mensagens para esses rótulos usando filtros (consulte a próxima seção), você pode estar se perguntando como saber rapidamente se você tem mensagens não lidas nos rótulos ocultos. Você pode escolher facilmente mostrar marcadores ocultos quando houver mensagens não lidas. Dessa forma, você não perde nenhuma mensagem importante.

Para configurar o Gmail para que ele oculte os marcadores, a menos que eles contenham mensagens não lidas, acesse a tela de configurações "Marcadores" usando um dos métodos mencionados anteriormente.

Para cada sistema e rótulo personalizado que você deseja ocultar se não contiver e-mails não lidos, clique no link "Mostrar se não foi lida".

Observe que, na lista de rótulos de "Sistema", você só pode ocultar os rótulos de "Rascunho" e "Spam", caso eles não contenham mensagens não lidas. Este recurso não se aplica a "Categorias" e "Círculos".

Você pode aplicar rapidamente essa configuração a todas as suas etiquetas personalizadas clicando na seta para baixo ao lado de "Exibir na lista de marcadores" na parte superior da seção "Rótulos" e selecionando "Mostrar todas, se não lidas" no menu suspenso.

A seguir …

Isso nos leva ao final da Lição 3. Você deve ter uma compreensão bastante firme de como manter sua caixa de entrada organizada usando diferentes guias, estilos e configurações. O melhor de tudo é que você está no caminho certo para dominar seu e-mail usando marcadores.

Na próxima lição, ampliaremos nossa discussão de marcadores para incluir filtros, como usar filtros para aplicar rótulos automaticamente, além de como exportar seus filtros existentes para outra conta do Gmail.

Então, para fechar as coisas, introduzimos o sistema estelar, que ajuda você a acompanhar e-mails importantes.